Winnende offertes schrijven

Bepaal aan de hand van de lijst met de 8 regels voor een goede offerte, welke onderdelen in jouw standaard offerte niet goed zijn.

Zorg ervoor dat iedereen in jouw salesteam dezelfde offertes uitbrengt. Heb je op dit moment een standaard offerte? Of heeft iedere verkoper zijn eigen template. Of misschien beginnen jouw verkopers wel ieder keer met een lege pagina. Die laatste twee zijn natuurlijk verre van ideaal. Dat weet jij ook. Maar goed, veel verkopers hebben een doc-je op hun bureaublad. Deze moet als eerste verdwijnen. Zorg voor een centrale locatie waar iedereen makkelijk bij kan.

Een goede offerte is ongeveer 6 tot 10 pagina’s, inclusief voorblad. Hou 6 pagina’s aan bij kleinere contracten (daar waar jouw contactpersoon zelf voor mag tekenen) en 10 bij grote contracten in de kern van het bedrijfsproces van je klant.

Een goede opbouw is:

• Wie is de klant (hoe ziet zijn sector eruit en wat gebeurt daar)?
• Wat is het probleem dat de klant heeft? En vooral ook waarom is dit een probleem vanuit klantperspectief
• Wat is de gewenste situatie voor de klant?
• Hoe past jouw oplossing daarin?
• Hoe lever jij jouw oplossing? Denk daarbij goed aan de belangrijke onderwerpen van de klant
• Wat gaat dit kosten?
• Wat is de vervolgstap na de handtekening?
• Waarom ben jij degene die dit moet leveren? Wat maakt jou zo goed?

Sommige delen van de offerte zijn altijd hetzelfde. Bijvoorbeeld jouw uitleg van de manier waarop je jouw diensten levert (Service Level Agreement). Of hoe snel je iets levert en het proces daarvan. Andere dingen zijn klant specifiek. Daar maak je geen standaard teksten voor, maar geef je de schrijver tips hoe ze die tekst op bouwen.

Bijvoorbeeld:

Tip 1:
Beschrijf de sector van de klant en de rol van de klant in die sector.

Tip 2:
Wat is de strategie van de klant en wat houdt hem tegen om hier te komen

Tip 3:
Wat is het probleem dat de klant een oplossing buiten zijn eigen bedrijf zoekt.

Door deze tips toe te voegen aan jouw standaard offerte template geef je jouw Sales medewerker ruimte om naar eigen inzicht een heel sterk eerste hoofdstuk te schrijven waarin de klant zich herkent. Heb je veel klanten uit dezelfde sector met dezelfde problemen dan kun je al een aantal voorbeelden toevoegen. Als je deze tips ook meeneemt in het “verkoopgesprek” kan jouw Sales medewerker de klant hier al over uitvragen dit vergroot de herkenning als de klant straks de offerte onder ogen krijgt.

Nu alle teksten zijn geschreven en duidelijk is hoe de offerte is opgebouwd, is het tijd om de opmaak aan te pakken. Hier kan het geen kwaad om een designer in te huren om je te helpen. Maar geef deze designer niet de vrije hand! Want er zijn regels voor de opmaak van offertes. Dit heeft met de leesbaarheid te maken. Opvallen is leuk, een klant die jouw offerte van voor tot achter leest is beter.

Dit zijn de regels voor een goede leesbaarheid:

1. Het document is portrait (een staande A4 dus)
2. Pagina’s hebben 1 kolom (dus niet 2 met kleinere letters)
3. Iedere pagina heeft een duidelijke kop en tussenkoppen na ongeveer iedere 10 regels tekst
4. Iedere pagina bevat tenminste 1 visueel aspect
5. De tekstbreedte is maximaal 75% van de pagina

Binnen deze regels, heeft een designer nog steeds veel vrijheid om aan de slag te gaan. In het design is het ook van belang dat de klant zich herkend.

Nu de offerte klaar is, mogen de salesmedewerkers er mee aan de slag. Neem de tijd om de nieuwe offerte uit te leggen aan je Sales Team. Hoe werkt het? Welke teksten zijn belangrijk en waar is de dichtelijke vrijheid? Waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt, enz… Door ze mee te nemen in waarom je bepaalde keuzes je hebt gemaakt en dit gaat leiden tot hogere winkansen zullen ze de nieuwe offerte eerder gebruiken. En als laatste maak de nieuwe offerte onderdeel van het Sales proces.

Als je wil weten hoe je goed een standaard offerte implementeert, dan lees je Zo zorg je voor een strak offerte proces.

Niet iedere sales is goed in het schrijven van wervende teksten. Dat geeft niet. Een schrijftraining helpt altijd, maar je maakt met deze zeven tips voor offerte teksten al een flinke stap voorwaarts:

1. Doe een spellingscheck
2. Doe een grammatica controle
3. Stel een tweede lezer in (voor grote offertes altijd goed) -> het liefst iemand die niet in de materie zit en een lekker kritische blik heeft
4. Schrijf actief. Dat betekent dat woorden als worden, zullen en kunnen verboden zijn
5. Schrijf modern. Ouderwets lijkt misschien zakelijk, maar leest moeizaam.
6. Wissel korte en lange zinnen af. Voor en na een lange zin, zit altijd een korte en dat is maximaal 7 woorden.

Of schenk je team een boek. Onze boekentip is Slimmer Offertes maken van Saskia Kerkhof. Hierin wordt aan de hand van een aantal neuropsychologische feiten tips gegevens om jouw offertes beter te laten converteren in orders.

Voor winnende offerte is het belangrijk dat je zowel beter als sneller wordt. Aan de hand van een aantal pragmatische tips hebben we je handvatten gegeven om direct zelf aan de slag te gaan met jouw eigen offertes. En wellicht zijn sommige tips redelijk open deuren => Doe een spellingscheck!!! Is het eerlijke antwoord dat in veel offertes nog steeds spellingsfouten zitten. Meestal komt dit doordat door allerlei IT afhankelijkheden de spellingscheck niet aangezet kan worden of omdat de autocorrector iets te actief is.

Wil je liever hulp om jouw offertes beter te maken? Neem dan contact op met een van onze Sales Strategist.

Wil je meer lezen over goede offertes? Hieronder een aantal artikelen:

• Zijn mijn offertes goed?
• Zo zorg je voor een strak offerte proces
• Een offerte tool: wat is dat?
• Wat is een offerte?