Veel bedrijven schrijven hun offertes in een tekst editor, zoals Microsoft Word of Google Documents. Ze hebben daar dan een template in gemaakt. Dat werkt prima. Totdat je echt tijd wil besparen en betere offertes wil schrijven. Een offerte tool biedt dan uitkomst.

Een offerte tool maakt offertes op basis van de informatie die jij ingeeft. Een offerte tool heeft kant en klare bouwblokken voor de inhoud en zorgt dat je huisstijl altijd goed is. De betere tools bieden daarnaast ook tracking van het lezen door de klant en automatiseren voor het ondertekenen.

De generieke term voor een offerte tool is proposal software.

Alle offerte tools op een rij: Overzicht Proposal Tools.

Integratie van de offerte tools

Proposal Software is er in vele soorten en maten. Ze lijken allemaal op elkaar, maar zijn zeker niet hetzelfde. Een van de belangrijkste features van offerte tool is de integratie met jouw CRM. Er zijn drie redenen waarom je deze integratie ook wil:

1: APIs besparen tijd, heel veel tijd

Het bespaart tijd en voorkomt fouten bij het schrijven van de offerte. Als je de tool goed inricht, kan deze direct informatie uit jouw CRM invoeren in de tool. Dat scheelt typewerk en dus tijd en voorkomt spelfouten in namen. En in veel gevallen komen de offertes dan ook direct in jouw CRM. Wel zo eenvoudig voor de vervolgstappen en de contract administratie.

Pro tip Proposal integratie opties van de offerte tools
Pro tip Proposal integratie opties van de offerte tools mobile

2: De adoptie van de tool door de medewerker is beter

Als je een nieuwe tool hebt en je moet continu inloggen op een andere plek, is dat vervelend. Met een koppeling maak je jouw CRM de hub naar de offerte tool. Niemand hoeft dan nog de link te onthouden en op te slaan. De nieuwe tool moet worden opgenomen in het standaard Sales proces en wordt hierdoor automatisch onderdeel van standaard werkwijze. De adoptie van de tool is daardoor veel eenvoudiger.

3: Nieuwe data uit de tool komt terug naar CRM

Veel offerte tools slaan data over het leesgedrag van de klant op. Deze informatie kan je vervolgens weer gebruiken om naar jouw CRM terug te brengen en daar triggers op te bouwen. Bijvoorbeeld als drie dagen na het versturen van de offerte deze nog niet geopend is, krijgt de verantwoordelijke Sales medewerker een taak om de klant na te bellen. Zo zijn er veel triggers te bedenken die helpen om een offerte sneller geaccordeerd te krijgen.

Wil je dit ook, maar vind je het lastig? Happy to help!

Hanneke Vogels - Sales Strategist - Helpen

Sales Strategist

Waar kan ik je mee helpen?

Direct Kennismaken
06-52633631

Wat kost proposal software?

Een offerte tool of proposal software kost ongeveer 5 tot 75 euro per gebruiker per maand. De daadwerkelijke kosten zijn afhankelijk van de tool, het aantal gebruikers en de benodigde functionaliteit. De goedkoopste tool is Quoters en kost 5 euro per gebruiker per maand. Dan heb je alle basis functionaliteit zoals eigen look-and-feel, samenwerken en verschillende templates.

Stryfes adviseert

Stryfes maakt zelf graag gebruik van PandaDoc. Met dit pakket kun je naast het maken van goede offertes ook de klant de mogelijkheid geven om direct te tekenen. En heb je veel mogelijkheden in de contractonderhandelingen die het eenvoudiger maken om met de klant overeenstemming te krijgen over de voorwaarden.

Implementatiekosten

Een tool gewoon aanschaffen en wat inlogcodes uitdelen werkt helaas niet. Houd rekening met een technische en functionele implementatie. Ook hier geldt weer: hoe groter jouw omgeving (complexer) is, hoe duurder de implementatie. Of je deze nou zelf doet of laat doen. Interne uren kosten immers ook geld.

Vaak is het zo: hoe groter het bedrijf en dus meer salesteams, hoe complexer de omgeving. Hou voor een eenvoudige implementatie voor het gemak rekening met ongeveer € 5.000,- per salesteam aan voor eenmalige kosten.

Adoptiekosten

Hoe meer functionaliteit de bid management tool heeft, hoe langer het duurt voordat alle benodigde functionaliteit wordt geadopteerd. Meer knoppen te leren… De wat simpelere tools vragen ongeveer 1 dagdeel van een gemiddelde sales en dan kan hij/zij aan de slag.

De superusers, ook wel admin genoemd, hebben vaak meer tijd nodig om handig te worden met de tool. Reken dus op € 500,- per salesmedewerker die met de tool aan de slag gaat.

Doorlooptijd van een implementatie

Hoe snel kan ik aan de slag met de nieuwe tool? Gemiddeld is het 1 tot 2 maanden.

Hoe snel het werkelijk is, dat ligt vaak aan jou. Jij (en een deel van je bedrijf) moet namelijk tijd vrijmaken om de implementatie te doen. Denk hierbij aan een intake, procesontwerp, aanleveren van informatie en training. Voor al die onderdelen ben jij of zijn andere mensen in jouw bedrijf nodig. Een eenvoudige implementatie heeft daarom een doorlooptijd van ongeveer 4 weken. De meer complexe implementatie duurt wel 6 maanden.

Hoe snel resultaat?

De offerte tools leveren altijd direct resultaat op, al bij de eerste offerte die je schrijft. Zeker als de training is uitgevoerd en de inrichting goed bekend is, zal het werken met een tool de Sales medewerker helpen om sneller en betere offertes te schrijven. Tijdwinst zie je dus al in de eerste aanbieding. Na 3 tot 5 offertes per salesmedewerker is het resultaat nog sterker omdat iedereen gewend is aan het werken met de tool. Naast de tijdwinst ziet Stryfes bij de meeste implementaties nog een aantal voordelen die in geld zijn uit te drukken. De winkans gaat meestal met minimaal 10% omhoog. En de tijd tussen offerte uitbrengen en getekende contracten gaat meestal met een aantal dagen omlaag. Het resultaat is dus niet alleen de tijd die het kost om een offerte uit te brengen.

Hanneke Vogels - Sales Strategist - Helpen

Sales Strategist

Waar kan ik je mee helpen?

Direct Kennismaken
06-52633631

ROI van proposal software?

De tijdswinst per bedrijf verschilt sterk en is afhankelijk van je beginstadium. Ervan uitgaande dat je nu een redelijk goed ontwikkelde offerte template gebruikt, gaan wij uit van 25% sneller. Heb je een rudimentaire offerte dan is de tijdswinst wel 50% per offerte.

De conversieverbetering laat zich echt slecht voorspellen. Gemiddeld ziet Stryfes een verbetering tussen 30% en 50%.

Kijk op ons ROI artikel voor Bid Tooling. Dezelfde techniek kan ook worden gebruikt voor Offerte Tooling
Return on Investments van Bid Tooling

Kan ik dit zelf implementeren?

Deze vraag stel je aan een bedrijf gespecialiseerd in implementaties. Toch is het antwoord JA. De meeste tools zijn ook door jou en je collega’s te implementeren. Zeker met de implementatie guides van Stryfes.

Maar we bestaan niet voor niets. Het goed implementeren van tools gaat vaak mis op de volgend punten:

  • Te weinig tijd vrijmaken voor de implementatie
  • Technische implementatie is te complex
  • Proces implementatie wordt overgeslagen
  • Werk wordt bij 1 persoon neergelegd waarmee het team niet wordt meegenomen
  • Geen kennis/handigheid met tooling
  • Geen tijd om selectie en implementatie te doen
  • Onbekend met alle ins – outs van tool, hierdoor laat je veel potentieel onbenut

Lees hier een artikel over de 10 meest gemaakte fouten in offertes
Zo moet het dus niet

De kosten van een implementatie zijn relatief laag in vergelijking met de jaarlijkse order intake van bedrijven. Waarom zou je het dan nog zelf willen doen?

Conclusie

Offerte tooling helpt je om sneller offertes uit te brengen. Naast het feit dat het sneller gaat, gaat het ook beter. Door het implementeren van succesvolle methodes in de offertes zullen de winkansen van al je Sales medewerkers toenemen. Maar voordat je nu direct naar een online winkel surft en een tool aanschaft moet je rekening houden met een aantal zaken:

  • Integratie van de offerte tool met jouw CRM
  • Totale kosten van de offerte tool en dat is dus niet alleen de licentiekosten
  • Implementatie

Met bovenstaande zaken kan je zelf aan de slag met de juiste keuzes. Als je echter hulp wenst dan kan je een afspraak maken met een van onze Sales Strategists.

Wil je meer lezen over goede offertes? Hieronder een aantal artikelen:

Jij bent geen techie. Toch?
Salesleider – dat ben je

Maar ook jij weet: de strijd om de harten van je klanten te winnen gebeurt tegenwoordig op het digitale veld. Weet je wie die strijd wint? De bedrijven die tech en tools inzetten om hun marketing en sales te doen. Die zijn 5x zo succesvol als hun analoge concurrenten. No Joke, 5x.

Winnen? Dat willen we allemaal.

Het uitkiezen, implementeren en de adoptie van die tech stack? Dat wil niemand. Behalve wij. Wij, Stryfes, helpen bedrijven om meer sales binnen te halen in minder tijd. Alles dankzij sales tools en tech. Is dat wat je wilt? Neem dan vrijblijvend contact op.

Altijd op de hoogte van onze publicaties?

Ontvang onze laatste alerts direct in jouw mailbox.