Sales teams rapporteren wekelijks over hun verkopen en verkoopkansen. Dat is niet nieuw. Deze rapporten komen rechtstreeks uit hun CRM pakket, waar ze klantgegevens en alle ins en outs van de deals bijhouden. Maar zijn deze rapporten goed? Aan de hand van een stappenplan nemen we je mee in het optimaliseren van jouw rapporten.
Rapporten zijn niet alleen handig voor het management, je kunt deze informatie ook gebruiken om teams te informeren over werk dat (mogelijk) er aan komt. Zo kunnen zij hun agenda alvast vrijhouden voor dit werk. Welke teams hebben baat bij deze informatie?
- Project Management -> vaak het eerste team dat aan de slag moet na een deal
- Sales Support -> die maken offertes en zorgen voor een soepele overdracht naar de rest van de organisatie
- Legal -> heeft vaak een rol in onderhandelingen over contractvoorwaarden
- Technical Sales -> zijn ondersteunend in het verkooptraject en maken technische designs voor klanten
Al deze mensen hebben een volle agenda. Als je wil dat jouw verkoopkansen, waar een hoop werk bij komt kijken, sneller doorlopen, dan ligt er een grote kans in time management.
Hoe bouw je een slim rapport voor deze mensen? Hier volgt een stappenplan.
Stap 1: Wie
Onderzoek welke mensen meewerken aan een verkoopkans of direct na de deal. Deze mensen noemen we ook wel stakeholders van de verkoopkans. Als je weet wie meewerkt aan een verkoopkans weet je ook wie informatie aanlevert en eventueel nodig heeft om zijn werk optimaal te doen.
Stap 2: Tijd
Vraag hen hoeveel werk zij gemiddeld kwijt zijn aan een verkoopkans.En hoe ver vooruit hun agenda vol zit. Op die manier krijg je inzicht in tijdsbesteding en het belang van inzicht in de verkoopkans. Deze informatie is nodig om een goede rapportage te bouwen.
Stap 3: Invloed
Selecteer de delen van de funnel die van belang zijn voor een specifieke groep en stel een rapportage in over dat deel van de funnel. De rapportage is geënt op tijd en aantallen. Dus bijvoorbeeld over 1 maand verwachten wij X aantal klantenopdrachten. Laat dan een visuele weergave en een tabel zien (klantnaam, beschrijving, deal size en verwachte close date).
Als jouw CRM dat toelaat, split dan de rapportage in most likely (gewogen) en maximaal (totaal ongewogen funnel).
Stap 4: Regelmaat
Laat jouw CRM pakket dit rapport iedere week of maand op hetzelfde moment versturen. In vrijwel alle CRM pakketten stel je dit in bij de opmaak van de offerte. Typ er ook een korte uitleg bij en vraag aan de manager van de stakeholdersgroep wie het rapport moet ontvangen.
Conclusie
Aan de hand van vier stappen heb je inzicht gekregen in wie, tijd, invloed en regelmaat. Met deze informatie kun je zelf een slim rapport bouwen. De meeste CRM pakketten geven jou de mogelijkheid om deze rapporten zelf te bouwen.
Tadaa! Nu heb je een slimme rapportagestroom die helpt om het aankomende werk te stroomlijnen.
Ben je niet helemaal zeker of onbekend met de mogelijkheden van jouw CRM pakket? Neem contact op met een Sales Strategist van Stryfes voor een frisse blik van buiten.
Wil je meer lezen over goede offertes? Hieronder een aantal artikelen:
