RFP Software2022-11-01T12:19:10+02:00

Win meer bids

Om de juiste leverancier te selecteren, sturen bedrijven vragenlijsten uit om te onderzoeken welke leverancier ze kunnen vragen om een offerte uit te brengen. Dit noem je ook wel tenders, aanbesteding, bids of Request for Proposals (RFP). Jij moet deze beantwoorden. Dat is veel werk omdat alle bedrijven andere vragen stellen en het levert vaak problemen op voor salesteams aangezien het geen traditionele verkoop is. Hoe zorg je dat je meer bids wins?

Veel voorkomende problemen:

Doordat de klant zelf in de RFP zijn probleem uitlegt wordt maar 1 zienswijze duidelijk. Juist door het aangaan van dialoog kan een breder perspectief worden gecreëerd.
Tenders zijn vaak tijdvreters. De klant stuurt namelijk al zijn wensen in een document met eisen naar verschillende potentiële leveranciers. Dat past natuurlijk nooit in jouw standaard offerte. Iedere keer weer moet je op stel en sprong aan de slag en dit verstoort andere verkooptrajecten.

Gemiddeld nodigen partijen meer dan 3 leveranciers uit binnen een RFP traject. Statistisch gezien zou dit betekenen dat je bij een marktconform slagingskans dus ongeveer 33% van de RFP’s binnen zal halen. Dat is veelal lager dan de slagingspercentages op andere trajecten.

Met behulp van een RFP probeert een klant juist appels met appels te kunnen vergelijken. Hierdoor worden veel van jouw Unique Selling Points of Unique Buying Reasons onherkenbaar. Je bent dus vaak in directe concurrentie op de initiële dienst. Het verschil moet veelal op andere zaken worden gemaakt.

Inhoudsopgave:

Root Cause Solution Options Resources
  • Root Cause

De oorzaken van deze problemen verschillen per bedrijf. Herken je een van de volgende problemen?

  • Weinig ervaring met RfP’s
  • Het proces  is niet (goed) ingericht
  • Iedere keer opnieuw antwoorden ophalen
  • Beantwoorden van RFP’s niet in de vingers
  • Niemand die de RFP najaagt intern
  • Beantwoording rust op de schouders van 1 of 2 medewerkers

Als je vaker aanbestedingen en RFP’s wil winnen, dan helpt het om te begrijpen waar nu de oorzaken liggen van het niet winnen. We hebben de zes meest voorkomende redenen voor je samen gevat in een artikel. Oorzaken lage winkans bids

RFP’s en aanbestedingen, de meesten beginnen al te zuchten als ze er over horen. Want het staat synoniem voor veel werk onder hoge druk. We hebben de vier belangrijkste redenen voor een tijd vretend beantwoordingsproces voor je samengevat in een artikel. Waarom kost Bid Management zoveel tijd?

Inhoudsopgave:

Solution Options Resources
  • Solution

Bid Management is een vak. Niet voor niets hebben grote bedrijven specialisten in dienst die zich alleen maar bezighouden met het beantwoorden van tenders.

Als je meer bids wil winnen en tijd wilt besparen in de beantwoording, dan zijn er 3 domeinen om je aandacht op te richten:

Het maakt niet uit of je een aanbesteding, RFI of RFP beantwoordt, het proces kent dezelfde stappen. Je gaat van pre bid door naar ontvangst en kwalificatie, naar beantwoording, indienen en dan de zogenaamde vragenfase. Het maakt ongelooflijk veel verschil in de winkans en doorlooptijd als je voor iedere fase een vast protocol hebt.

Dat betekent niet dat je dit altijd exact moet volgen, want geen enkel traject is hetzelfde. Je kan wel altijd terugvallen op een standaard. Lees meer over een bidproces. Dit laat veel minder aan toeval en geluk over. En het bied je de ruimte om per onderdeel te verbeteren. Verbeteren op je conversie en de snelheid te vergroten.

Wanneer moet ik een bidproces opzetten? Een standaard proces is voor ieder team dat meer dan 3 bids per jaar beantwoordt al van toegevoegde waarde.

Een Bid Management tool ondersteunt een groot deel van de proces onderdelen. Als je deze tool dan ook nog eens koppelt aan jouw CRM, dan kan je het proces van A tot Z automatiseren en vervolgens analyseren en verbeteren.

Als je proces op orde is, is het tijd om de inhoud te verbeteren. Heb je er ook al eens aan gedacht om teksten die je eerder hebt geschreven snel beschikbaar te maken? Dat kan met templates en een knowledge base. Hier zijn veel tools voor beschikbaar.

Zo kan Google Drive of Sharepoint in text search en kan je in Word prima templates bouwen. Je kan ook nog een stap verder gaan. Tools met een kennisbank die de vragen uit het bid direct matchen… Ze zijn er! Je kan hier zelfs zover gaan dat je teksten specifiek voor de verschillende sectoren die je bedient toevoegt. Customer Intimacy!

Salesmedewerkers beantwoorden niet dagelijks bids. Als ze dat wel zouden doen, zouden het bid managers zijn… Ze zijn dus geen experts. Dat kan je wel van ze maken door hen te trainen. Wil je weten wanneer het tijd is voor een Bid Manager? Lees Wanneer een bidmanager? voor meer informatie.

Begrijpen hoe bids in elkaar zitten en het schrijven van sterke teksten zijn de twee componenten die vallen onder de training. Bedenk dat de vaardigheden en kennis van een training naar verloop van tijd wegzakken. Een jaarlijkse herhaling en borging in Sales Playbooks helpen dit te voorkomen.

Inhoudsopgave:

Root cause Options Resources
  • Options

Je weet nu dat er veel mogelijkheden zijn om jouw winkansen te verhogen en flink tijd te besparen. Hoe weet je dan welke oplossing het beste past? Ga je voor templates, tools of training?

Op ieder terrein, mens, proces en inhoud, is altijd wat te winnen. De tip van Stryfes is om allereerst tijdswinst te generen en dan door te stappen naar de inhoud. Simpel geredeneerd: als je meer tijd tot je beschikking hebt, kan je meer focus leggen op de kwaliteit.

Wat levert dan de meeste tijdswinst op?

Het maakt niet zoveel uit of je een aanbesteding, RFI of RFP beantwoordt, de fasering is altijd hetzelfde. Alle bids doorlopen de volgende stappen:

  • Pre Bid: er is nog geen document verstuurd
  • Kwalificatie: bid ontvangen, doe je mee of niet?
  • Planning & Strategie: welke stappen zetten we wanneer en waar gaan we op inzetten?
  • Beantwoording & Indienen: vragen stellen, beantwoorden en controleren
  • Evaluatie fase: de klant evalueert jou en jij evalueert het proces

We hebben de fases allemaal voor je uitgewerkt in een artikel: Het bid beantwoordingsproces.

Bids schrijf je altijd onder hoge druk. Alles wat dat stuk sneller maakt, levert wat op. En als het dan ook nog betere beantwoordingen levert, dan gaat de winkans van een aanbieding ook omhoog. Daarom loont het om gebruik te maken van een Bid Tool die jouw bidproces ondersteunt. Echter zo maar een tool gaan gebruiken werkt meestal niet. Over de complexiteit van bid tooling en hoe goede keuzes te maken, hebben we een verdiepend artikel geschreven: Complexiteit implementatie Bid Tooling.

Als je het eenvoudig maakt om door je eerdere beantwoordingen te zoeken, creëer je een methode om nieuwe bids sneller te kunnen beantwoorden.

Inhoudsopgave:

Root cause Solutions Resources
  • Resources

Tools maken een enorm verschil, zeker in het bid proces. Jij weet alleen ook dat het niet eenvoudig is om een tool te kopen en te implementeren. Stryfes zet alles op een rij voor je.

Nog los van de keuze voor een specifieke tool, wil je vaak al vroeg weten wat een tool kost. Afhankelijk van de tool die je kiest, zijn de licentiekosten € 50,- tot € 500,- per gebruiker per maand. Hoe meer functionaliteit je wilt, met name in de koppelingen met andere tools, hoe duurder je uit bent. Heb je een complexe IT-security omgeving, hou dan al snel rekening met een prijs range van € 150,- tot € 500,- per gebruiker.

Een tool gewoon aanschaffen en wat inlogcodes uitdelen werkt natuurlijk niet. Houd rekening met een technische en functionele implementatie. Ook hier geldt weer: hoe groter jouw omgeving (complexer) is, hoe duurder de implementatie. Of je deze nou zelf doet of laat doen. Interne uren kosten immers ook geld.

Vaak is het zo: hoe groter het bedrijf en dus meer salesteams, hoe complexer de omgeving. Hou voor een eenvoudige implementatie voor het gemak rekening met ongeveer € 5.000,- per salesteam aan voor eenmalige kosten.

Hoe meer functionaliteit de bid management tool heeft, hoe langer het duurt voordat alle benodigde functionaliteit wordt geadopteerd. Meer knoppen te leren… De wat simpelere tools vragen ongeveer 1 dagdeel van een gemiddelde sales en dan kan hij/zij aan de slag. De superusers, ook wel admin genoemd, hebben vaak meer tijd nodig om handig te worden met de tool. Reken dus op € 500,- per salesmedewerker die met de tool aan de slag gaat.
Hoe snel kan ik aan de slag met de nieuwe tool? Dat ligt vaak aan jou. Jij (en een deel van je bedrijf) moet namelijk tijd vrijmaken om de implementatie te doen. Denk hierbij aan een intake, procesontwerp, aanleveren van informatie en training. Voor al die onderdelen ben jij of zijn andere mensen in jouw bedrijven nodig. Een eenvoudige implementatie heeft daarom een doorlooptijd van ongeveer 4 weken. De meest complexe implementatie duurt wel 6 maanden.
De bid management tools leveren altijd direct resultaat op, zelfs bij het eerste bid dat je doet. Zeker als de training is uitgevoerd en de inrichting goed bekend is, zal het werken met een tool de Salesmensen helpen om sneller en beter antwoord te geven. Tijdswinst zie je dus al in de eerste RFP-beantwoording of aanbesteding. Na 3 tot 5 bids is het resultaat nog sterker omdat iedereen gewend is aan het werken met de tool.
Tijdswinst van 40% op de beantwoording is heel gebruikelijk. En dat alleen al levert meestal ook direct een hogere conversie op. 5% beter is zo gerealiseerd. Wanneer salesteams echt next level gaan met Bid Management en tooling goed inzetten zijn conversieverbeteringen tot wel 100% haalbaar.

Inhoudsopgave:

Root cause Solutions Options
Stryfes - Jan Bakker - Avisi

“Stryfes weet op een heldere manier onze lange termijnstrategie te koppelen aan onze dagelijkse commerciële operatie.
Hierdoor voelt iedereen zich verbonden met onze missie”

Jan Bakker

CEO – Avisi

Aanpak

Onze standaard werkwijze om Sales tot radicaal betere resultaten te laten komen, past ieder bedrijf.

Tool
Selectie

Om het maximale uit de tool te halen voor jouw organisatie optimaliseren we samen met jou.

Selectie

Tool
Implementation

Het succesvol implementeren van een Sales tool vraagt veel skills. Die hebben wij in huis.

Implementatie

Tool
Adoption

Het succes van een Sales tool vraagt om een goede adoptie. Wij helpen je om het team de tool te adopteren.

Adoptie

Tool
Optimize

Om het maximale uit de tool te halen voor jouw organisatie optimaliseren we samen met jou.

Optimize

Onze artikelen:

Waar kunnen wij je mee helpen?

Wil jij ook succesvol worden in het beantwoorden van RFP’s? Stryfes helpt je om het verschil te maken. We bestaan uit visionairs & doeners. Realisten en pragmatici. We schrijven geen uren, maar biedt vaste methodieken die daarom ook een vaste prijs hebben. We geloven in actie. Visie en doen.

“Wil je weten wat Stryfes voor jouw RFP beantwoording kan betekenen. Maak een vrijblijvende afspraak.”

Hanneke-Vogels-Sales-Strategist-2

Hanneke Vogels

Sales Technology Director

(06) 5263 3631

Stryfes heeft een no SPAM policy: jouw gegevens gebruiken we alleen om contact met je op te nemen.