Een offerte is een document waarin een leverancier uitlegt aan zijn (toekomstige) klant welke diensten of producten hij levert tegen welke voorwaarden. Een offerte is altijd specifiek voor de klant en vermeld alleen de diensten of producten die de klant heeft gevraagd. Daarmee onderscheid een offerte zich van een brochure, dat een algemene beschrijving is van de mogelijkheden en soms ook prijzen.
Een ander woord voor offerte is voorstel. Als leverancier stel je namelijk de klant voor wat je voor hem kan doen, hoe je dat doet en wat je van hem terugverlangt. De Engelse termen voor offerte zijn offer of proposal.
Het doel van een offerte
Een offerte heeft als doel om de klant te overtuigen jouw diensten of producten af te nemen. Jij wil dus een overeenkomst sluiten. De klant heeft een ander doel. Hij wil meer informatie. De klant heeft interesse in wat een bedrijf levert, maar wil graag meer weten over:
- Snapt de leverancier mijn probleem
- De details van de producten of diensten
- De prijs
- De voorwaarden (voor levering)
Pas als hij ervan overtuigd is dat de diensten of producten in jouw offerte bij hem passen en de voorwaarden (zoals prijs en wijze van levering) acceptabel zijn, zal hij overgaan tot een aankoop.
Wat staat er in een offerte?
Een offerte bevat minimaal de volgende onderdelen:
- Specifieke producten of diensten die je wil leveren aan de klant met eventueel keuzes die hij heeft
- De prijs waarvoor je de producten wil leveren
- De leveringsvoorwaarden, zoals wanneer je levert en hoe je dat doet
Dit is de basisinformatie die een klant nodig heeft. Wil je de klant echt overtuigen, dan is er meer nodig dan alleen jouw kant van de levering. Winnende offertes bevatten ook een beschrijving van het probleem van de klant, zodat hij zich herkent en de relatie tussen zijn probleem of wens en de door jouw geboden oplossing scherp ziet.
Een Offerte versus een Contract
Een offerte wordt juridisch gezien een contract, overeenkomst zoals dat in de wet heet, als de klant de offerte accepteert. Er is dus juridisch gezien geen verschil tussen een offerte en een contract.
In de praktijk is het onderscheid wel aanwezig. Je herkent het verschil heel duidelijk door de tekst te lezen. Een contract is een droge opsomming van producten, diensten en voorwaarden. Een offerte is een wervend document dat de klant zowel informeert als enthousiasmeert voor het afnemen van het product.
Een klant accepteert de offerte door hem te ondertekenen of op een andere wijze akkoord te geven. Een schriftelijk akkoord, of dat nu digitaal is via een e-mail of daadwerkelijk een handtekening, is daarbij het meest voorkomend. Maar ook een mondeling akkoord komt voor. De wijze van acceptatie door de klant leg je vast in je offerte. Doe je dat niet, dan zegt de wet dat aanvaarding vormvrij is, maar dat het wel een gerichte wilsverklaring moet zijn.
Het is gebruikelijk om een schriftelijke of digitale registratie van de acceptatie te vragen als voorwaarde voor acceptatie. Wil je meer weten over de juridische kant van offertes, schakel dan een jurist in die gespecialiseerd is in handelsrecht. Zij kunnen jou helpen om de juiste voorwaarden op te stellen.
Conclusie
Een offerte is een document dat je opstelt om de klant over te halen om te kiezen voor jouw oplossing. Een een offerte wordt opgesteld door jou, de leverancier, echter de klant vraagt meestal om een offerte. De meeste offerte schrijvers maken de fout dat in de offerte alleen maar een beschrijving van product of dienst, de prijslijst en de voorwaarden worden opgenomen. Daarmee haalt je niet het maximale uit de offerte.
Een bewuste klant vraagt meestal meerdere offertes van verschillende leveranciers. Jouw offerte wordt dus vergeleken met andere. Hierdoor is het belangrijk dat je de klant ook verleid. Verleiden gaat het beste als de klant leest dat je snapt wat zijn/haar probleem is en jouw oplossing de beste keuze is om zijn probleem op te lossen.
De offerte kan juridische gezien volstaan in het leveringsproces.
Wil je meer lezen over goede offertes? Hieronder een aantal artikelen:
