Niemand wil werk verzetten dat niets oplevert. In sales is dat helaas wel de realiteit. Om meer zekerheid in te bouwen, passen we vaak tender kwalificatie toe. We vragen hierbij ons zelf af of we de aanbieding wel willen gaan maken. Dat kan zowel in een normaal salesproces of bij een tender.
In hoofdlijnen zijn er vijf relevante tender kwalificatie criteria:
| 1. | Kunnen en willen we leveren wat de klant vraagt? |
| 2. | Hebben we voldoende informatie om de beantwoorden te kunnen doen of kunnen we dat krijgen? |
| 3. | Hebben we een relatie met de klant en hebben we invloed uitgeoefend op de inhoud? |
| 4. | Hebben we de juiste mensen beschikbaar om de beantwoording te doen? |
| 5. | Is het tijdspad dat de klant vraagt voor ons voldoende om een kwalitatief sterke beantwoording te doen of kunnen we daar invloed op uitoefenen? |
Hoe meer keer een NEE, hoe kleiner de kans op winst. Hoeveel NEE voor jou acceptabel is, hangt natuurlijk af van jouw bedrijf en omstandigheden. Bij Stryfes adviseren we nooit meer dan 2 nee’s te accepteren. Dan kan je ook je winratio hoog houden. Meer lezen over winratio? Invloed op winratio gaat over jouw invloed op de winratio.
1. Leveren wat de klant vraagt
Als een klant om pepernoten vraagt en jij levert alleen schoenen, is het natuurlijk een nee. Maar in B2B ligt het antwoord op deze vraag een stuk genuanceerder. Wat ons betreft bestaat deze vraag uit twee onderdelen:
- Kunnen we inhoudelijk leveren wat de klant vraagt en willen we dat ook?
- Zijn de voorwaarden voor de levering die de klant stelt voor ons acceptabel?
Soms wil je iets niet leveren wat de klant vraagt. Zo kan het zijn dat de opdracht eigenlijk te klein is, maar de complexiteit wel hoog. Dat kan dus betekenen dat andere klanten in gedrang komen. Kunnen en willen staat dus centraal.
Veel bedrijven sturen hun eigen inkoopvoorwaarden mee. Die zijn lang niet altijd gemaakt voor de diensten die jij levert. Ook kunnen er onredelijke onderdelen in staan. Als daar niet over te onderhandelen is, moet je je afvragen of je de opdracht wel zou willen.
2. Voldoende informatie
Lang niet alle offerte aanvragen zijn compleet. Een klant heeft natuurlijk niet altijd een goed beeld van wat jij nodig hebt om hem een offerte te sturen, ook heb jij wellicht hele specifieke vragen die niet voor een ander bedrijf gelden. Bijna altijd is de tender van de klant incompleet.
Als de informatie niet compleet is en de mogelijkheden om meer informatie te krijgen zijn onvoldoende, moet je je serieus afvragen of je een aanbieding wil doen. Het is lang niet altijd zo zwart/wit. Soms krijg je wel wat meer informatie of zijn er meerdere vragenronde, waardoor je toch een beter beeld krijgt van de vraag van de klant. Wil je weten hoeveel vragen je moet stellen tijdens zo’n ronde, lees: Hoeveel vragen stel je bij een aanbesteding of RFP?
3. Een relatie met de klant
Dit is toch wel de heilige graal in Bid Management: Het hebben van de relatie en invloed uitoefenen op de inhoud van de uitvraag. Dit vindt plaats ruim voordat het bid geschreven wordt door de klant. Als je geen relatie hebt, en dus geen invloed hebt gehad op de inhoud, is dat niet perse een heel groot probleem. Je zal dan wel op alle andere vragen een stevige JA moeten antwoorden.
Doordat je de klant niet kent, heb je ook geen goed beeld van je concurrenten. Je vaart blind in het gehele bid traject.
Heb je wel een goede relatie met de klant, maar toch komt de RFP onverwacht. Dan is die relatie wellicht minder goed dan je denkt. De klant vertrouwde jou onvoldoende om voorafgaand aan het schrijfproces inlichtingen in te winnen bij je. Ben je de huidige leverancier en je wist er niets van? Heel veel werk aan de winkel! En een eye-opener voor je tender kwalificatie, want hoe groot is jouw winkans nu?
4. De juiste mensen beschikbaar
Salesteams hebben bijna nooit invloed op de timing van een bid. De klant bepaalt wanneer je de documenten ontvangt en wanneer je moet inleveren. En in de meeste organisaties zijn slechts een aantal mensen aanwezig die echt heel goed zijn in het beantwoorden van bids. Vraag je bij ieder bid af of je de juiste mensen beschikbaar hebt. Wanneer een bidmanager? is een artikel om te kijken wanneer het tijd is voor een “echte” Bidmanager.
Deze vraag is overigens niet altijd even belangrijk. Als het een relatief kleine aanvraag is, overweeg dan of er iemand anders is die je graag wil leren hoe zo’n proces werkt. De ideale manier om te ontdekken of er nog talenten in je teams zitten. Ook is deze vraag minder relevant als je veel tools en een stevige knowledge base met antwoorden hebt. Dat maakt namelijk de beantwoording al een stuk eenvoudiger. Meer lezen over dergelijke tools? Overzicht van alle bid management tools gaat hier specifiek over.
5. Tijd voor de beantwoording
Klanten doen vaak best lang over het schrijven van een bid. De tijd die jij hebt om te beantwoorden is vaak een heel stuk korter. In sommige gevallen zelfs zo kort dat het onhaalbaar is om er een kwalitatief goed stuk neer te leggen.
Als de klant geen ruimte geeft voor een latere inleverdatum, vraag je dan af of je mee wil doen. In sales is het motto meestal: niet geschoten is altijd mis. Toch is de kans niet zo heel groot dat je doorgaat naar de volgende ronde. Bezint eer ge begint dus. Want er moet een hoop werk wijken om dit specifieke bid te beantwoorden. Is dat het waard?
Wil je meer informatie over de grootste fouten die je kunt maken in de beantwoording? De 10 meest gemaakte fouten in offertes gaat hier over.
Conclusie
Om een goed beeld te krijgen van de tender kwalificatie is het belangrijk om inzicht te krijgen over de vijf kwalificatiecriteria. Aan de hand van deze criteria kan je voor jezelf beoordelen of je wel of niet kwalificeert voor deze specifieke tender.
Stryfes adviseert:
Wees selectie in je tender kwalificatie! Dit betaald zich meestal uit in je winkans
Wil je meer weten over bids? Hieronder elke links naar artikelen:
