Als je vaker aanbestedingen en RFP’s wil winnen, dan helpt het om te begrijpen waar nu de oorzaken liggen van het niet winnen. Hoe verhoog ik mijn winkans bij bids?
Dit zijn de zeven meest voorkomende oorzaken en die met de grootste impact:
| 1. | Je oefent geen invloed uit op de inhoud van het bid |
| 2. | De kwalificatie om mee te doen is niet streng genoeg |
| 3. | Het proces voor een beantwoording is niet goed ingericht |
| 4. | Niet iedereen is even goed in het beantwoorden van RFP’s |
| 5. | Goede basisteksten en templates ontbreken |
| 6. | Beantwoording rust op de schouders van 1 of 2 medewerkers |
| 7. | Je investeert te weinig tijd |
1. Invloed uitoefenen op een bid
Waarom wil je invloed uitoefenen op een bid? Dit wil je om verschillende redenen, hierbij een aantal voorbeelden:
- Je wijst de klant op voorwaarden die voor hem belangrijk zijn en jou een concurrentie voordeel geven.
- Je zorgt voor het proces dat bij jou past, zoals wanneer het bid wordt uitgebracht of hoeveel tijd er nodig is voor de beantwoording.
- De klant kent jou al en heeft al een positief gevoel bij jouw bedrijf. Jij kent andersom de beoordelingscommissie en weet wat zij belangrijk vinden.
Als een bid eenmaal naar de markt is gebracht, ben je te laat. Zo simpel is het. Ruim voordat een bedrijf een bid gaat schrijven, is men daar al bezig met de voorbereidingen. Zo lezen ze veel over de diensten of producten, spreken ze met experts over het onderwerp en vergaderen ze over het probleem. Dit is het moment dat je al aan tafel wil zitten en je wil dat het bedrijf of de organisatie content van jouw hand leest. Het vormt namelijk hun ideeën.
Het is de taak van Sales om aan tafel te zitten bij de bedrijven en organisaties waar dit speelt. Want als je het bid kunt beïnvloeden dan vergroot dit jouw winkans. Daar zijn belangrijke triggers voor.
1.Eerder beantwoorde bids of offertes zijn een goede indicatie. Als je de contractstermijnen die toen vermeld staan doorrekent naar de toekomst, weet je wanneer er hoogstwaarschijnlijk een nieuwe aanvraag komt. Ga ruim voor die tijd aan de slag met de klant. Wanneer je deze informatie niet hebt, ga dan uit van de gemiddelde contractstermijn in jouw branche.
2.Als er in de top van een bedrijf een nieuwe leider aantreedt, gaat deze zeer waarschijnlijk veranderingen aanbrengen. Dit duurt meestal 9 tot 12 maanden. Ga niet te vroeg aan de slag. De eerste drie maanden is deze manager nog bezig het bedrijf te leren kennen. Pas na die tijd heeft zij/hij zicht op de problemen die er spelen.
3.Grote veranderingen in het bedrijf zelf. Denk hierbij aan reorganisaties of groei, overnames of afstoten. Alle grote veranderingen geven noodzaak voor verbeteringen. Afhankelijk van jouw toegevoegde waarde (kostenbesparing of juist meer functionaliteit of schaalbaarheid) is de leidraad voor de trigger.
Deze triggers gelden natuurlijk ook voor Sales in het algemeen. Ze zijn ook nog eens goed te automatiseren. Laat Google Alerts of LinkedIn posts van connecties een taak aanmaken in jouw CRM.
2. Streng kwalificeren beïnvloedt jouw winkans
Natuurlijk win je vaker als je alleen aan de bids mee doet die echt bij je passen. Het goed kwalificeren helpt je scherp krijgen of wel mee moet doen. Lees meer over het kwalificeren van tenders.
Maar er is nog een reden dat streng kwalificeren helpt: het zorgt ervoor dat je weet waar je iets mist. Daar kan je vervolgens aan werken. Zo kan je in je teksten bijvoorbeeld meerdere opties geven voor het invullen van een eis. Een klant waardeert deze effort over het algemeen zeer.
Kwalificeren kan je leren. Het voelt vaak als het weggooien van verkoopkansen als je een bid uit kwalificeert. Bedenk je dat een bid veel tijd kost en je die tijd niet aan andere dingen kan besteden. Een hoge winkans zorgt voor weinig verspilde tijd.
3. Het bid proces is niet (goed) ingericht
Ieder bid is anders, maar dat geldt niet voor het proces om tot de beantwoording te komen. Het zijn altijd dezelfde stappen die je neemt. Als je hier geen vast proces voor hebt, dan verlies je deals. En dit heeft zijn weerslag in jouw winkans. Zo simpel is het.
Lees meer over het proces zelf: Het proces van een bid beantwoording
Nu zijn er 2 situaties: je hebt helemaal geen vast proces of het proces werkt niet goed.
1.Geen standaard bid proces
Nu moeten jouw salesmensen iedere keer opnieuw bedenken hoe ze de beantwoording de deur uit komen krijgen. Dat kost tijd en cruciale onderdelen, zoals kwalificatie (link), worden overgeslagen.
2. Het proces werkt niet goed genoeg
Soms is het te rudimentair en missen er onderdelen. Soms doe je dingen in de verkeerde volgorde. En soms is het iets totaal anders. Je herkent een slecht functionerend proces aan een vier symptomen:
-
- Het is altijd een race om de bids op tijd de deur uit te krijgen
- Overwerk is standaard, nachtwerk geen uitzondering
- Je verliest bids
- Jouw medewerkers willen er eigenlijk niet aan meewerken
Leg jouw proces eens naast de marktstandaarden voor Bid Management. Die lees je hier: Het proces van een bid beantwoording.
4. Het schaap met de vijf poten: een bidmanager
Het beantwoorden van een RFP is een vak. Niet voor niets heb je bid specialisten. Je moet goed zijn in projectmanagement, kunnen schrijven en goed begrijpen hoe de match tussen vraag en aanbod in elkaar zit. Niet iedereen is goed in al deze dingen.
Door de taken te scheiden benut je talent en hoef je minder concessies te doen. En train deze mensen. Er zijn bedrijven gespecialiseerd in het trainen van Salesmensen in het beantwoorden van tenders. Een van de besten op dit vlak is: https://strategicproposals.nl/ Met een training kun je jouw winkans al snel verhogen.
5. Basisteksten en templates
Net als dat je niet iedere keer het proces opnieuw wil bedenken, wil je ook niet continu starten met het schrijven van antwoorden. Het is echt voor iedereen eenvoudiger om teksten aan te passen aan een specifieke klant, dan per klant het verhaal opnieuw te schrijven.
Basisteksten en templates vind je in eerder beantwoorde bids en grote offertes voor klanten. Ook in de rest van de organisatie kan je waardevolle informatie ophalen, zoals projectplannen en beschrijvingen van diensten.
Laat je marketing meekijken. Zo creëer je een goed geschreven basis waarbij branding en tone of voice al direct goed zijn.
Je slaat alle basisteksten op in een stuk software dat minimaal in tekst search kan doen. Wil je het echt goed doen, dan schaf je een tool aan die een knowledge base heeft en intelligente matches kan maken tussen de vraag van de klant en alle beschikbare antwoorden. Meer weten of RFP Software? Stryfes is hierin gespecialiseerd. Lees onze Smart Sales Tools sessie hierover: RFP Software.
6. Afhankelijkheid van 1 of 2 mensen
Als je geen bid manager hebt, maar wel bids te beantwoorden, moet je roeien met de riemen die je hebt. Bekijk wie in jouw teams uitblinken in deze onderdelen. En zorg dat zij hun kennis en aanpak vastleggen en overdragen. Zo zorg je er voor dat het werk niet altijd op de schouders van dezelfde personen terecht komt. Bedenk je dus ook dat de meest ongeorganiseerde salesmedewerker niet het project management van een bid moet uitvoeren. En de meest junior medewerker moet niet de controle doen of alle wensen van de klant zijn ingevuld.
Match talent en kennis met de taken in het proces. Dat scheelt al de helft. Lees Wanneer een bidmanager? om te lezen wanneer het tijd is voor een bidmanager.
7. Je investeert te weinig tijd
Dat wilde je vast niet horen. Winnende bids schrijven kost veel tijd. Vooral ook om het te leren.
Als je veel concessies doet in de tijdsbesteding van cruciale mensen in het proces, dan verlaag je de winkans met tientallen procenten. De meest cruciale mensen in het proces zijn vaak ook de mensen die het drukst bezet zijn. Dat betekent dat je keuzes moet maken. Realiseer je dat het maken van die keuze niet voor niets een kwalificatie vraag is. (lees meer over kwalificatie: Hoe kwalificeer je een tender?)
Hoeveel tijd mensen precies kwijt zijn, verschilt natuurlijk per uitvraag. Zorg dat je scherp hebt welke medewerkers cruciaal zijn voor een winnende beantwoording. Meestal zijn dat er maximaal 3. Deze drie moeten dan betrokken zijn bij de kwalificatie, strategie bepaling, de beantwoording en de review. Vraag hen voor de beantwoording hoeveel tijd zij denken nodig te hebben en tel daar 25% tijd bij op. Die tijd moeten ze vrijmaken.
Die 25% extra zorgt er namelijk voor dat zij goed na kunnen denken over hun antwoorden en net een stap verder kunnen gaan. Dat levert kwaliteit. Als ze de tijd niet hebben, is het een onderdeel op hun to do list en krijg je antwoorden die cruciale onderdelen die je in de strategie fase hebt gesteld, missen. Het zijn dan de droge, rechtdoorzee antwoorden. En daar prikt je klant door heen.
Dan heb je ook nog de tijd om te werken aan het bid proces. Het opstellen en inrichten van het proces, het vaststellen van templates en standaard teksten, een tool up to date houden, mensen trainen. Als je hier geen tijd voor vrijmaakt, investeer je te weinig tijd in je winkans.
Hoe herken je dat je te weinig tijd besteed:
- Geen verbeterproces rondom het bid management
- Geen Post Mortem op verloren bids (plus natuurlijk het actieplan om het beter te doen)
- Cruciale medewerkers die alleen wat vragen beantwoorden en verder nergens bij betrokken zijn
- Overwerk
- Geen reviewrondes (niet 1 maar 2, inderdaad)
Conclusie
Om je winkans te verhogen moet je zorgen dat jouw bidteam tot volle wasdom kan komen. Dit betekent dat ze voldoende tijd hebben om het bidproces te doorlopen, de klant te beïnvloeden en vooral om slim te werken. Want hoewel Bid management een tijdrovende activiteit is, kun je het effectief inrichten. Wil je ook weten of je effectiever je Bid Management kunt inregelen? Maak een afspraak met een van onze Sales Strategists voor een vrijblijvende inventarisatie.
Wil je meer weten over bids? Hieronder elke links naar artikelen:
