Iedereen weet: software implementeren is lastig. Dat komt omdat er veel factoren zijn die invloed hebben op het succes van een implementatie bid tooling. Denk daarbij aan het selecteren van de juiste tool, het goed koppelen met andere software en het gebruik ervan stimuleren.
Want je implementeert software natuurlijk omdat je een doel voor ogen hebt: beter of sneller werken. Dat geldt ook voor Bid Management Tooling. Bids schrijf je altijd onder hoge druk. Alles wat dat stuk sneller maakt, levert wat op. En als het dan ook nog betere beantwoordingen levert, dan gaat de winkans van een aanbieding ook omhoog.
Let op de volgende 4 factoren voordat je begint met de implementatie van je Bid Management Tooling:
1. Aansluiten bij de software stack
Natuurlijk kan je een tool introduceren in je salesteam zonder dat deze verbonden is met andere tools. Besef je wel dat deze tool dan een grote kans heeft om niet gebruikt te worden op het moment suprême. Mensen vergeten namelijk na een tijdje dat de tool bestaat als ze hem niet bijna dagelijks gebruiken. Een integratie met je belangrijkste tool (vaak CRM) zorgt ervoor dat het gebruik natuurlijk is.
En of het aansluit moet je controleren voordat je de tool aanschaft. De meeste tool vendoren publiceren duidelijk welke API’s ze hebben. De meeste bid management tools hebben standaard API’s met SalesForce en HubSpot (als grootste CRM’s in de markt). Soms moet er een stap tussen, zoals Zapier of Make (voorheen Integromat). Handig om van tevoren te weten.
Wil je weten of tooling voor jou (financieel) interessant is? Lees dan: ROI van Bid Management Tooling
2. Beschikbare tijd
De grootste winst in de implementatie van een Bid Management Tool zit in de knowledge base. Dit zijn standaardantwoorden op vragen die jouw potentiële klant stelt. Ongeveer 40 tot 60% van alle vragen in tenders en RFP’s zijn hetzelfde. In sommige sectoren is dat zelf wel 75%. Als je de knowledge base goed vult (en bijhoudt), dan levert dan enorm veel tijdswinst op.
Maar de antwoorden komen er niet vanzelf in. Je moet de volgende stappen zetten om de knowledge base goed te vullen:
- Onderzoek welke vragen altijd terug komen
- Bekijk de antwoorden die eerder zijn gegeven en beoordeel of deze de juiste toon en inhoud hebben
- Pas de teksten aan en vertaal ook indien nodig
- Maak een structuur van Tags zodat je eenvoudiger door de knowledge base kan zoeken en stel deze in
- Laad alle teksten in en stel een review termijn in (6 maanden tot 1 jaar)
Het bouwen en bijhouden van een knowledge base kost dus tijd. Dit is natuurlijk veel minder tijd dan iedere keer opnieuw teksten schrijven. Toch moet je wel rekening houden met minimaal 1 werkweek per jaar voor het onderhoud en 2 tot 4 weken schrijftijd voor de implementatie van je Bid Tooling.
3. De juiste mensen beschikbaar
Om de knowledge base te vullen en de koppelingen met andere tools in de software stack tot stand te brengen, heb je mensen nodig die dat werk doen. Dit zijn de vaardigheden die je nodig hebt:
- Tekstschrijver (vind je vaak bij Marketing, maar soms ook in je salesteam)
- Database vuller (snelle typers en muisklikkers vind je vaak bij Sales Support of Sales Enablement, maar dit werk kan je ook uitstekend uitbesteden)
- CRM beheerder, ook wel Admin of administrator genoemd (om de koppeling met CRM tot stand te brengen, vind je vaak bij IT of Sales Enablement)
- Security consultant (de verantwoordelijke voor IT Security binnen jouw organisatie heeft altijd wat te vinden van de koppeling en het gebruik van een cloud applicatie)
- Bid Manager (Wanneer een bidmanager?)
De gebruikers zijn de sleutel
Een toffe tool die niemand gebruikt is waardeloos. En de meeste Salesmedewerkers hebben niet veel tijd over om lekker rond te klikken in een tool om deze te leren kennen. Dat doen ze dus ook niet. Zorg voor een goede instructie over de reden voor de tool, de voordelen en laat ze zien hoe ze het gebruiken. Denk er ook aan dat je bij ieder bid het komende half jaar een korte herhaal instructie geeft. Als je een tool een tijdje niet gebruikt, is het allemaal wat minder vanzelfsprekend.
Als de gebruikers niet zo heel erg tech savvy zijn, dan is een uitgebreidere training wel prettig. Je moet dan niet alleen de tool uitleggen, maar vooral ook de angst voor het gebruik wegnemen. Daarnaast is het belangrijk om het onderdeel te laten zijn van het werkproces van de medewerkers. Geef aan waar in het proces de Bid Management Tool helpt om zaken eenvoudiger, sneller en beter te maken.
Conclusie
In bovenstaande stuk hebben we vier belangrijke punten aangegeven waar je aan moet denken als je overgaat tot de implementatie van je Bid Management Tooling. Wil je hier niet over nadenken? Of wil je snel aan de slag? Stryfes heeft een kant en klaar implementatieproces. Lees meer over de werkzaamheden van Stryfes op onze RFP Tools pagina.
