De 10 meest gemaakte fouten in offertes

Een offerte is een uitgelezen kans om een klant te overtuigen van jouw diensten. Alleen overtuig je hem niet door alleen over jouw diensten te praten. De klant wil allereerst weten of jij hem en zijn probleem begrijpt. Leg dus niet alleen de concrete vraag van de klant vast, in ons geval is dat “ik wil een offerte tool”. Maar leg uit waarom de klant dat wil en hoe zijn wereld eruit zit.

In dit specifieke voorbeeld is dat:

Pietje Puk is de leidende partij in markt X. In deze markt is de concurrentie sterk, doordat Reden Y. Pietje Puk wil iedere verkoopkans verzilveren. Offertes spelen daarin een cruciale rol. Op dit moment verliezen ze 50% van de offertes. Om groeiambitie Z te behalen moeten ze minimaal 75% van de uitgebrachte offertes winnen.

Een van de grootste afknappers is onzorgvuldigheid. Denk aan spelfouten, typefouten en zinnen die niet lopen. De klant haakt af op jouw onzorgvuldigheid. Je offerte lijkt op een haastklus als er van dit soort vermijdbare fouten in staan. Bij het gebruik van templates of hergebruik van oude offertes moet je helemaal goed opletten. De naam van een ander bedrijf per ongeluk laten staan is bijna een doodzonde.

Gebruik de spelling- en grammaticacontrole. Sterker nog, zet hem op automatisch in alle tools die je gebruikt. In sommige gevallen is in bepaalde tools een spellings- en grammaticacontrole niet mogelijk. Het is dan verstandig om je tekst dan te kopiëren in bijvoorbeeld Word en daar de controle te doen. En zorg voor een tweede lezer. Het is immers heel moeilijk om je fouten te herkennen. Een kritische blik van een collega doet wonderen om rare zinsconstructies eruit te vissen.

Mensen hebben het druk. Daardoor leest niemand echt alles. En een te lange offerte ontmoedigt. Veel aanbieders zijn geneigd om alles tot in detail te beschrijven in een offerte. Lang niet alles is relevant voor de lezer. Is het voor jouw levering wel van belang dat de klant de beschikking heeft over details, bijvoorbeeld om juridische redenen? Stop het dan in een bijlage en verwijs ernaar. Maak het niet te gek door op iedere pagina meerdere verwijzingen te stoppen. Dan bereik je juist het tegenovergestelde, zoals we ook beschrijving bij punt 4.

Een hele korte offerte is ook niet goed. Een klant krijgt al snel het gevoel dat zijn vraag nauwelijks interessant voor je is. Ook mist hij dan de antwoorden op zijn belangrijkste vragen. Zelfs als die antwoorden wel in de bijlagen staan, in bijvoorbeeld een brochure, is het moeten opzoeken van de antwoorden een puzzel. Daar heeft geen klant zin in. Een goede offerte is tussen 6 en 10 pagina’s lang.

Niet alleen typ- en spelfouten maken een tekst slecht leesbaar. Heel veel tekst op 1 pagina maakt het ook een worsteling. Zeker ook als er nauwelijks witregels zijn en de tussenkoppen missen. In een boek mag je meerdere pagina’s gebruiken voor een hoofdstuk. In een offerte niet, met een enkele uitzondering daargelaten.

Duidelijke hoofdstuktitels zijn niet cryptisch, maar beschrijven exact wat men in het hoofdstuk leest. Een beetje dichterlijke vrijheid verrast wellicht, maar je slaat al snel door naar de andere kant. Jouw doel is leesbaarheid, want je wil dat je klant de tekst leest en overtuigt raakt van jouw aanbieding.

Als je poëtische teksten wil maken, schrijf dan blogs of een boek.

In ziekenhuizen spreekt men niet over klanten, maar over patiënten. Een advocaat heeft een cliënt en gemeentes bedienen burgers. Woordkeuze bepaalt in grote mate de herkenbaarheid voor een klant. Als deze herkenbaarheid mist, raak je nooit de gevoelige snaar bij de klant. Verdiep je in het taalgebruik en de klant van de klant. Pas jouw verhaal eropaan. Een IT-bedrijf kan prima uit de voeten met een meer technische uitleg van jouw software. Bij een MKB-bedrijf waar een niet IT-er aan het roer staat, sla je de plank mis. Om daar de juiste snaar te raken zal je een meer functionele uitleg moeten geven.

Een offerte is een juridisch document. En bij veel bedrijven vind je dan ook voorwaarden in de offerte. Als de juridische afdeling zich te veel heeft bemoeid met de offerte, dan leest het niet als een aanbieding, maar als een eisenlijst. De klant voelt zich eerder onder druk gezet, dan gehoord.

Hoewel prijs lang niet altijd het belangrijkste is voor je klant. Hij wil wel weten wat het kost. Drie veel voorkomende fouten in prijsopgaven in offertes zijn:

1. De prijs is weggestopt in tekst en de klant moet ernaar zoeken.
2. De prijs bestaat uit veel componenten, maar alleen de totaalprijs is zichtbaar
3. De prijs bestaat uit veel componenten en zijn allemaal opgenomen, echter de totaalprijs is niet zichtbaar

Een complete uitleg over prijsopgaves in offertes lees je hier:

Een klant wil jouw prijs, en vooral ook de grote componenten die de prijs bepalen vergelijken met andere aanbieders. Hij zoekt naar de verschillen. Bied jij bijvoorbeeld iets wel wat een ander niet doet, dan mag je prijs vaak ook iets hoger zijn.

Als hij moet zoeken naar de prijs of de componenten, is de kans op afhaken groot. Immers, hij mist de transparantie die hij nodig heeft om jou als eerlijk en duidelijk te bestempelen.

Als een klant denkt dat hij een offerte binnen 3 dagen heeft en jij hebt twee weken nodig, dan heb je een probleem. Net zo goed als dat je beloofd binnen 3 dagen te leveren en je levert pas na 5 dagen.

Het momentum gaat verloren doordat de offerte te lang op zich liet wachten en de klant vindt dat jij niet snel bent. Om dit te voorkomen, stem je vooraf de verwachting van de klant af met wat voor jou reëel is.

Je stapt zo door van het probleem van de klant naar jouw oplossing, zonder uit te leggen hoe die relatie in elkaar zit. Vervolgens heb je pagina’s vol tekst over hoe subliem jouw oplossing is. De klant wil alleen wel nog even weten wat hij daar aan heeft. En dat mist.

Dit is waarschijnlijk een van de grootste fouten in offertes. Zeker in B2B waar de relatie tussen probleem en oplossing lang niet zo duidelijk is als in de keukenbranche, waar iedereen wel begrijpt waarom je een kastdeur nodig hebt.

Pagina’s vol lof over jouw dienst is waardeloos als je niet de relatie legt met de vragen die jouw klant je heeft gesteld of wat hij heeft verteld over wat hij belangrijk vindt. Iedere alinea moet een verwijzing bevatten naar zijn wens of probleem.

Ben jij een echte kampioen en maak je deze fouten al lang niet meer dan mag jezelf gelukkig prijzen. Maar ook voor jou liggen kansen voor het oprapen. Ga eens in gesprek met de potentiële klanten die uit eindelijk toch niet voor je hebben gekozen. Door in gesprek te gaan kan je achterhalen waarom de klant voor een concurrent heeft gekozen. Door specifiek te vragen naar zaken die de klant heeft gemist in de offerte kan je nog beter worden.

Herken je je wel in sommige van deze 10 meest gemaakte fouten dan liggen daar voor jou nog mogelijkheden om te verbeteren. Wil je graag dat een buitenstaanders eens kijkt naar jouw offertes? Neem contact op met één van onze Sales Strategisten voor een vrijblijvend gesprek.

Wil je meer lezen over goede offertes? Hieronder een aantal artikelen:

• Offerte tool: wat is dat?
• Wat is een offerte?
• Zo maak je een goede prijsopgave in een offerte
• Vier stappenplan voor slimme rapporten