Het liefst scoor je ze allemaal. In sales weten we allang dat je niet alles kan winnen. Maar wat zijn nou een goede conversieratio voor een RFP en aanbesteding? En wanneer moet je dus aan de bak?
Grofweg:
Als je minder dan 50% van de bids wint, dan gaat het niet goed
Deze conversieratio heeft wel wat nuance nodig. Er zijn 3 zaken die je in overweging moet nemen:
| 1. | Vanaf welk moment reken je? Vanaf kwalificatie of pas als je hem daadwerkelijk hebt ingediend? |
| 2. | Hoeveel tijd kost het schrijven van een aanbieding? Klaar in een halve dag of weken werk voor meerdere mensen? |
| 3. | Hoeveel concurrentie heb je in jouw markt? En hoe ziet die concurrentie eruit? |
Hoe bereken je de conversieratio?
Conversie cijfers zijn belangrijk in Sales. Het is namelijk een aanwijzing hoeveel van jouw werk zich ook daadwerkelijk beloont in resultaat. Hoe lager de conversieratio, hoe meer tijd je besteedt aan zaken die niets opleveren. Dat wil niemand. Tijd is namelijk schaars.
Als je gaat beoordelen of je goed bent in het beantwoorden van tenders en RFP’s, dan maakt het verschil of je de conversie vanaf de kwalificatie bekijkt of pas na indienen.
De kwalificatie is namelijk een belangrijk onderdeel in Bid Management. Door goed te kijken of een klantvraag bij jouw bedrijf en haar diensten past, vallen vaak al tenders af. Hoe strakker je kwalificeert, hoe meer er afvallen. Dat betekent dus ook dat wanneer je veel aanvragen gewoon binnenkrijgt zonder dat je er al saleswerk voor hebt gedaan, jouw kwalificatiemethode invloed heeft je totale conversieratio.
Stryfes adviseert:
Om kwalificatie (wel of niet meedoen) en daadwerkelijke winst van een RFP apart te analyseren
Als je kwalificatie wel meerekent, dan is je bid conversie vrijwel altijd lager dan 50%. Hoeveel lager hangt af van hoe streng je kwalificeert en hoe goed jouw salesmensen voorafgaand aan de ontvangst van een bid de inhoud hebben beïnvloed.
Meer over kwalificatie van een bid.
De inspanning per beantwoording
Als het beantwoorden van een aanbesteding of RfP (en dan vaak zelfs een RFQ) jouw organisatie maar een halve dag werk per keer kost, dan is het niet erg om regelmatig mis te schieten. Je zou bijna zeggen: hoe meer hoe beter.
Maar dat is meestal niet zo. De meeste uitvragen van organisaties en bedrijven kosten veel tijd om te beantwoorden en vragen altijd de inzet van meerdere mensen uit het bedrijf. Al deze mensen moeten dan onder hoge druk aan de slag. Dat gaat hoe dan ook ten koste van andere werkzaamheden. Dat kost dus letterlijk geld. Als je gemiddelde winkans lager is dan 50%, dan verlies je te veel tijd. Tijd die je beter kan besteden. Lees meer over de winkansen.
Concurrentie is belangrijk
Het aantal concurrenten die exact dezelfde diensten of producten leveren als jij is van belang. Zonder hier een grote verhandeling te starten over marktwerking, brengen we twee parameters met elkaar in verbinding: aantal concurrenten versus homogeniteit (de mate waarin ze op jou lijken).
1.Veel concurrenten + homogene diensten
We willen ons allemaal onderscheiden, maar als je heel eerlijk bent: hoe anders ben je nou echt? Bij alle supermarkten kun je dezelfde producten kopen. Als ik levensmiddelen voor mijn bedrijf wil inkopen, verschillen ze nauwelijks.
Dus veel concurrenten en ze zijn allemaal min of meer gelijk: dan is jouw gemiddelde conversieratio vaak een stuk lager dan 50%. Eerder tussen de 10 en 25%. Zit je hoger? Dan ben je heer en meester in de markt. Zit je onder de 15%: ga aan de slag met bid management, de concurrent loopt met jouw klant weg.
2.Weinig concurrenten (max 3) + homogene diensten
Jouw klant is hier niet blij mee. Want ze hebben weinig te kiezen. We willen ons allemaal onderscheiden, maar als je heel eerlijk bent: hoe anders ben je nou echt? KPN en Vodafone zijn andere bedrijven, maar voor een klant natuurlijk niet. Als ik mobiele telefonie voor mijn bedrijf wil inkopen, verschillen ze nauwelijks.
Hier moet je eigenlijk streven naar meer dan 50% gemiddelde conversiecijfer op jouw aanbiedingen, want alleen dan doe je het echt beter dan je concurrent.
3.Veel concurrenten + niet homogene diensten
De markt is dan nog volop groeiende, maar al wel flink ontwikkelt. Dat betekent dat de klant wat te kiezen heeft. Hier zal jouw conversiecijfer waarschijnlijk de 50% niet halen. De ondergrens is hier wel 30%. Als je minder dan dat haalt, ben je niet goed genoeg in staat om uit te leggen wat de klant van jou mag verwachten (of de klanten willen het niet, maar daar gaan we niet van uit).
4. Weinig concurrenten + niet homogene diensten
Deze markt is wat gevaarlijk voor je conversieratio. Deze markt is nog onvolwassen en de klant heeft dus nauwelijks een idee wat hij zou moeten vragen. Andersom, als je inspeelt op een aloud probleem maar met een totaal andere oplossing, dan levert dat vraagtekens op bij de klant.
In deze markt zijn de conversiecijfers vaak heel laag. Bedrijven die RFP’s uitschrijven zoeken vrijwel altijd naar zekerheid. Over aanbestedingen nog maar te zwijgen. Ons advies is om zo min mogelijk RFP’s te beantwoorden en vooral te richten op “normale” salesactiviteiten.
Haal je wel meer dan 25%? Dan zit je op een goudmijn. Ontwikkel je verder op bid managementgebied, want de concurrentie is onderweg…
Conclusie
Om een goed inzicht te krijgen in jouw conversieratio is het van belang om te wat marktgegevens te kennen. Met deze marktgegevens kun je voor jezelf bepalen of jouw conversieratio’s goed zijn of juist niet.
Stryfes tip:
Hou je conversieratio over langer tijd bij. Je kunt dan zien hoe deze zich ontwikkeld in de tijd
Wil je meer weten over bids? Hieronder elke links naar artikelen:
