De termen vliegen je om de oren in het land van Bid Management. In dit artikel leggen we je uit wat het verschil is tussen:
Wat is een bid?
Een bid is een verzoek van een bedrijf of organisatie aan leverende partijen om een offerte te schrijven. Dit verzoek is altijd schriftelijk en zowel het proces als wat men nodig heeft, staat in 1 of meerdere documenten.
Een bid is een verzamelnaam, ook wel bekend als Tender. Dat is dan weer het Engelse woord voor onder andere Aanbesteding. Er zijn veel verschillende vormen, zoals een aanbesteding (vanuit de overheid) en een Request for X vanuit het bedrijfsleven.
Wat is een tender?
Tender is het Engelse woord voor aanbesteding. In Nederland is een aanbesteding een bij wet gereguleerde inkoopprocedure voor overheid. Het doel is om zoveel mogelijk marktwerking te stimuleren om te voorkomen dat de overheid slechts inkoopt bij een aantal bevriende bedrijven. Ze willen daarbij natuurlijk de beste prijs en de beste kwaliteit. De verhouding hiertussen verschilt per aanbesteding. Hier zijn verschillende manieren voor. Wil je hier meer over weten?
Wat is een aanbesteding?
De overheid heeft verschillende soorten aanbestedingen. Allereerst is dat het verschil tussen een openbare en niet-openbare aanbesteding (onderhandse aanbesteding). De naam zelf zegt het al. In het eerste geval mag iedere aanbieder inschrijven. In het tweede geval vindt er eerst een selectie plaats voor minimaal 5 aanbieders die vervolgens zich mogen inschrijven. De aanbesteding wordt dan wel gepubliceerd.
De overheid brengt overigens niet altijd meteen een “echte” aanbesteding (openbare aanbesteding) uit. Ze publiceert ook regelmatig een marktconsultatie. Dit is een voorloper van de daadwerkelijke aanbesteding. Zo haalt de projectgroep informatie op uit de markt. Ze hebben dan nog vragen over wat daadwerkelijk leverbaar is en wat dat ongeveer kost.
Request for X
Waar de overheid gebruik maakt van aanbestedingen om in te kopen, noemen commerciële bedrijven dit een “Request for”. Hier zie je drie hoofdvormen:
- Request for Information
- Request for Quotation
- Request for Proposal
Request for Information
Een naam Request for Information laat niet zoveel aan de verbeelding over. Een bedrijf wil iets gaan inkopen, maar heeft nog onvoldoende informatie om een gedetailleerde uitvraag te doen. Vaak willen ze in deze fase ook nog geen uitgebreide informatie ontvangen, want het kost heel veel tijd om dit te beoordelen. Ze vragen dus aan een grote groep leveranciers om hen informatie te leveren. Dit is dan ook nog zeker geen offerte aanvraag, ook al vraagt men wel om een kosten indicatie.
Zie dit als een verzoek om een brochure op maat.
Request for Quotation
Ook het doel van een Request for Quotation is heel helder. Men wil een prijsopgave. De omvang van het in te sturen document is dan ook relatief klein. Enkele pagina’s met prijs informatie en de voorwaarden. Vaak begeleid met een brief voor de aanbieding en dat is het wel.
Deze vorm vind je overigens lang niet in alle markten. RfQ’s zie je veel in markten waar de producten en diensten behoorlijk homogeen zijn. Men is dan echt op zoek naar de beste voorwaarden omdat het product en de kwaliteitsmeting dan al duidelijk is. Krijg je een RfQ voor een dienst of product dat erg complex is, dan moet je je achter je oren krabben. Het lijkt er dan op dat je klant niet zo goed weet wat hij aan het inkopen is. Het mee doen aan een dergelijke uitvraag levert risico’s op. Dat hoeven we je niet uit te leggen. Toch kan het een uitstekende manier zijn om zelf ook anders naar je diensten te gaan kijken en een mooie klant te scoren.
Request for Proposal
Een Request for Proposal is de meest voorkomende vorm. De klant heeft dan een uitgebreid document opgesteld waarin alle facetten van zijn verzoek zoveel mogelijk zijn toelicht en geconcretiseerd. De beantwoording is veelal een flinke kluif werk. Waarom dat is, lees je hier:
Verdiepende tekst: Waarom kost Bid Management zoveel tijd?
Je kan een RfP goed vergelijken met een aanbesteding. Ze zijn er in zowel openbare als niet-openbare vorm. Er zijn zelfs bedrijven die hun RfP’s op hun website publiceren om maar zoveel mogelijk aanbieders mee te laten doen. Toch komt het vaker voor dat er al een short list van bedrijven is die de RfP toegestuurd krijgen. Als het goed is, ben je daar al van op de hoogte.
Lees daarover meer in de pre bid fase in dit artikel: Verdiepende tekst: Het proces van een bid beantwoording
Conclusie
Dit is een kleine opsomming van alle soorten bids en RfX. Het is zijn allerlei vormen waarbij een klant de markt vraagt om met een aanbieding te komen. Het grote voordelen hiervan is dat de klant klaarblijkelijk van mening is dat een marktpartij hem verder kan helpen. Echter veelal heeft de klant al onderzoek gedaan en zit veelal ook al in een bepaalde te denken als het gaat om de oplossing.
Echter het goed beantwoorden van bids is echt een specialisme. Je komt direct tegenover je concurrenten te staan. Het is dus zaak om boven de rest uit te stijgen en op die manier de “winnaar” te worden.
Wil je meer weten over bids en hoe die te winnen? Hieronder elke links naar artikelen:
