Tegenwoordig zijn er voor alle taken wel tools. Vrijwel alles is digital handiger te maken. Die tools kosten alleen wel geld. Natuurlijk zijn er gratis tools, maar die leveren meestal niet de echt handige features. Dus is een investering in een Bid Management Tool een goede investering? Wat is eigenlijk de ROI (Return on Investment) van een Bid Management Tool? En wanneer loont het om een tool te gebruiken?
Zijn Bid Management Tools voor jou financieel aantrekkelijk? Dat bereken je op de volgende manier:
Stap 1: Kosten uitbrengen Bid zonder tool
Bidkosten = Gemiddelde Uurbesteding per bid * Intern Uurtarief
- Gemiddelde uurbesteding: Hoeveel uur zijn jouw medewerkers bezig met het beantwoorden van de bid. Het gaat hier om het totaal aantal uur. Dus bij een vergadering waar drie medewerkers bij aanwezig zijn dan reken je deze tijd 3x.
- Intern Uurtarief: Wat is het interne uurtarief van je medewerkers. Meestal gaat het om een bedrag tussen de 50 en 85 euro.
Stap 2: Besparing
Besparing = 25% X Bidkosten * aantal bids
- 25%: Vanuit onze ervaring weten we inmiddels dat de minimale besparing op een bid 25% bedragen. In sommige gevallen is deze besparing nog vele mate hoger. Maar voor deze berekening houden we rekening met de minimale besparing van 25%.\
- Bidkosten: Zie stap 1
- Aantal bids: Gemiddeld aantal RFPs waar je aan mee doet
Stap 3: Kosten Bid Tool
Toolkosten = (Maandprijs van de tool * 12 maanden) + Onderhoudskosten per jaar + (Implementatiekosten / 3)
- Maandprijs van de tool: De gebruikerstarieven x het aantal users, houdt rekening met de verschillende licenties binnen de tool
- Onderhoudskosten: De kosten die nodig zijn om de tool te draaien. Bij een SaaS oplossing zitten deze kosten in de maandprijs maar bij een versie die lokaal draait is dit niet meegenomen
- Implementatiekosten: De kosten die je hebt gemaakt om de tool te implementeren. Dit zijn vaak interne en externe kosten als je een consultant hebt gebruikt voor de implementatie. We schrijven deze kosten in 3 jaar af voor een goed vergelijk
Voorbeeld:
Aantal uur per bid: 250 uur
Intern Uurtarief: 65 euro
Aantal bids per jaar: 3 bids
Maandprijs tool: 3 users x 150 euro = 450 euro
Onderhoudskosten: geen
Implementatie kosten: 15.000 euro
Besparing: 250 uur x 65 uur x 3 bids x 25% = 12.187,50 euro
Kosten Bid Tool: 450 euro x 12 + 0 + 15.000 /3 = 10.400,- euro
Conclusie
In dit voorbeeld zien we dat bij de 3 bids in dit geval het al leent om gebruik te maken van een tool. We laten hierbij de conversieverbetering buiten beschouwing. Een bid management tool heeft ook een positieve impact op de conversie van de beantwoordingen in een deal. Dat komt omdat je tijd bespaart per bid en zo meer tijd overhoudt om een betere beantwoording te doen en je gaat goede teksten hergebruiken. Toch verschilt het heel sterk per bedrijf hoe groot die extra impact is. Die ligt ergens tussen de 10 en 50%.
