Het maakt niet zoveel uit of je een aanbesteding, RFI of RFP beantwoordt, de fasering is altijd hetzelfde. En daardoor kunt je prima een bid beantwoordingsproces opstellen. Alle bids doorlopen namelijk de volgende stappen:
Pre bid
Voordat het officiële document op de (digitale) deurmat ligt, heb je meestal nog de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de inhoud. De meeste bedrijven hebben namelijk een strikt communicatieprotocol wanneer het document is verstuurd. Het belang van beïnvloeding en tips daarover vind je hier: Oorzaken van een lage winkans op bids
In deze fase, de fase voordat we daadwerkelijk bezig zijn met het beantwoordingsproces, ben je met meer bezig dan alleen het beïnvloeden. Het is ook een uitstekend moment om jouw ideeën voor het oplossen van het probleem van de klant te pitchen, contact te krijgen met alle stakeholders voor het project en te weten wat zij belangrijk vinden.
Intern ga je alvast aan de slag met het samenstellen van het team dat de beantwoording zal doen en bepaal je met hen alvast de grote lijnen van welk werk er verzet moet worden.
Kwalificatie
Voordat we kunnen beginnen met het daadwerkelijke beantwoordingsproces zullen we eerst moeten kwalificeren. Veel bedrijven hebben geen proces voor het kwalificeren van bids. Althans, niet officieel. Dat is niet zo handig. Lees meer over hoe je een tender kwalificeert. Deze stap hoeft niet lang te duren. Zeker niet als je in de pre bid fase al op de hoogte bent van de komst van de tender.
Stuur het complete team de documenten toe en plan een gezamenlijke sessie om de kwalificatie te doen. Stel de volgende vijf belangrijkste vragen:
- Kunnen en willen we leveren wat de klant vraagt?
- Hebben we voldoende informatie om de beantwoorden te kunnen doen of kunnen we dat krijgen?
- Hebben we een relatie met de klant en hebben we invloed uitgeoefend op de inhoud?
- Hebben we de juiste mensen beschikbaar om de beantwoording te doen?
- Is het tijdspad dat de klant vraagt voor ons voldoende om een kwalitatief sterke beantwoording te doen of kunnen we daar invloed op uitoefenen?
Bij meer dan 2 x een “Nee” kwalificeer je hem uit en bedank je de zender voor de uitnodiging. Controleren voor hoe lang de klant een contract wenst aan te gaan en trek minimaal 9 maanden af van die periode. Zet een trigger in je CRM-systeem om dan weer contact op te nemen. Het kan natuurlijk geen kwaad om in de tussenliggende periode vaker contact te hebben. Hoe vaak hangt af van de klant en je markt.
Planning en strategie
Wanneer je hebt besloten dat je een tender of RFP gaat beantwoorden, is het tijd om even stil te staan. Binnen het beantwoordingsproces helpt het maken van een planning en het vaststellen van een strategie je om goed te overzien wat er moet gebeuren. De meeste bedrijven verdelen snel de vragen, formuleren de oplossing en gaan aan de slag. Dat kan veel beter.
Stap 1:Maken van een high level backwards planning (lees meer over het maken van een goede bid planning). Start dus met de einddatum. Die is namelijk hard. Te laat inleveren betekent in de meeste gevallen uitsluiting van deelname. Grofweg zijn er drie fases in de planning:
- Strategie en vragen
- Beantwoording
- Controle en opmaak
Vaststellen van de strategie. De klant heeft eisen en wensen opgesteld. Tussen de regels door lees je waar de prioriteiten liggen en wat men belangrijk vindt. Stel een lijst op met 3 focuspunten. In alle antwoorden moeten minimaal 2 van de 3 focuspunten terugkomen.
Daarna bepaal je de WOW factor. Dit is iets dat niet per se meer geld kost voor de klant, maar wel heel veel waarde biedt. Vraag je zelf: wat vraagt de klant niet, maar is wel een groot obstakel of punt van zorg? Of: wat kan geen enkele concurrent bieden, maar heeft wel heel veel toegevoegde waarde voor deze klant? Wijdt hier een extra hoofdstuk aan als je die ruimte hebt of verweef het in een onderdeel waar het bij past.
In dit onderdeel is het vaak ook duidelijk waar nog niet alles helder is in de klantvraag. Stel dus ook samen de vragen op. Lees meer over vragen stellen.
Stap 3:De laatste stap is het verdelen van het werk. Nu duidelijk is waar de focus ligt en welke zaken er geschreven moeten worden, dan start de werkverdeling. Maak heldere afspraken wie welke vraag beantwoordt en wanneer dat af moet zijn. Op die manier ben je altijd in control van het bid beantwoordingsproces.
Beantwoording en indienen
Binnen het bid beantwoordingsproces is de strategie bepaald en het werk is verdeeld. Aan de slag met de beantwoording. Hier helpt het om een stevige knowledge base te hebben met antwoorden die je eerder hebt geschreven. Dat scheelt ongelooflijk veel tijd. Heb je die knowledge base niet, struin dan door eerder geschreven offertes, bids en marketingteksten. Deze hebben heel vaak een goede invalshoek. Dan begin je in ieder geval niet met een leeg blad.
De leider van het bid (bid manager, salesmanager of accountmanager) spreekt alle individuele schrijvers regelmatig om te horen of er obstakels zijn en mee te kijken. Samen werken vanuit 1 digitale locatie helpt daarbij. Richting de deadline volgen deze updates elkaar sneller op.
Veel bid teams richten een zogenaamde Warroom in. Dat is een plek waar ze samen werken aan het bid. Dat kan natuurlijk ook digitaal. Zeker bij belangrijke bids of wanneer je team niet zo vaak bids beantwoordt, helpt dit enorm.
Stap voor stap vormt het bid zich nu. Ieder antwoord dat is gemaakt, wordt gecontroleerd. Dit zijn de controles die je uitvoert:
- Spelfouten en grammatica
- Tone of voice
- Inhoudelijk correct (dus geen BS verhaal)
- Het beantwoordt de vraag van de klant (alle componenten zitten er in)
- Alle focuspunten zijn opgenomen
Dan pas kan het antwoord het document in. Als alle documenten klaar zijn, volgt er nog één laatste controle ronde op opmaakt en inhoud. En dan dien je het in. Dat indienen kent ook nog een paar spelregels. Lees meer over het indienen van je bid.
Evaluatie
De klant evalueert jou en jij evalueert het proces. De evaluatie van de klant is voor jou het meest ondoorzichtige proces. Zij gaan met hun eigen team aan de slag met het beoordelen van alle inzendingen. In veel gevallen hebben zij daar een meetlat voor gemaakt. Bij aanbestedingen is dit zelfs verplicht en opgenomen in het document. Daardoor begrijp je vooraf al beter waar men op beoordeelt. Toch is het nog steeds een subjectief proces. Zeker als de beoordeling op kwaliteit plaats vindt. Het toekennen van punten is dan aan de lezer. En die leest de tekst lang niet altijd zoals jij het bedoeld hebt.
Daarom is het evalueren van jouw bidproces en de beantwoording zelf zo belangrijk. Als je wint en als je verliest. Van beide kan je leren. Welke delen kregen een goede beoordeling en welke niet? Zaten er grote verschillen tussen lezers? En wat kan je te weten komen over die specifieke lezers? Een evaluatiegesprek met de klant biedt daarom veel inzichten. Probeer dus altijd aan tafel te komen na de uitslag.
Terwijl de klant bezig is met de beoordeling, kan jij aan tafel met jouw team. Bekijk eens welke onderdelen soepel verliepen en welke niet. Vraag wat zij prettig vonden werken in de aanpak en waar ze last van hadden. Dit helpt je om de volgende keer nog beter samen te werken. En verwerk deze nieuwe zaken in je bid beantwoordingsproces zodat het ook de volgende keer goed is geborgd.
Conclusie
Een goed beantwoordingsproces geeft je houvast en zorgt dat je elke keer goed kunt evalueren en aanpassen. Op die manier zorg je dat jouw winkans toeneemt en je steeds effectiever wordt in de beantwoording.
Wil je meer weten over bids? Hieronder elke links naar artikelen:
