Een aanbesteding of RFP heeft altijd een deadline. Een harde datum waarop de beantwoording ingeleverd moet zijn bij de vragende partij. Die deadline is altijd te krap. Of je nu 6 weken of 3 maanden tot je beschikking hebt, de hoeveelheid informatie die men vraagt is te veel voor die tijd. Met een goede bid planning weet je wel eerder wat haalbaar is en voorkom je nachtwerk.
10 bid planning tips:
| 1. | Maak de planning specifiek: Welke documenten lever je mee? Wie beantwoord welke vraag wanneer? Wat is afhankelijk van wat? Wanneer lever je de antwoorden aan? Hoe specifieker hoe beter. |
| 2. | De verdeling van tijd is 33% planning & strategie, 33% beantwoording, 33% controle en verbeteringen. Heb je 3 weken, dan is die laatste week dus helemaal voor controle. |
| 3. | Plan ruim tijd in voor de controle rondes. Schakel extra lezers in tijdens deze controle rondes. Vaak schiet de laatste controle erbij in. En dat terwijl daar juist nog nieuwe inzichten ontstaan of de laatste fouten eruit gehaald worden. Dat kan alleen iemand die niet direct bij het traject betrokken is geweest. |
| 4. | Plan alle stappen hard in ieders agenda. |
| 5. | Plan tussentijdse update en overleg sessies direct in. Het liefst op een vast moment in de week. En als je het helemaal goed wilt doen ook op een vast moment op die dag. |
| 6. | Stimuleer deelleveringen. Vaak is men genegen om alle onderdelen die men moet opleveren op te sparen tot de deadline. Spoor mensen aan om eerder te leveren. Op die manier kan je al deelcontroles doen en kijken of de beantwoording de juiste kant op aan het bewegen is. |
| 7. | Opmaak verdient een eigen hoofdstuk in de planning. Of je nu met Microsoft Word werkt of een specifieke tool gebruikt. Je bent niet de eerste die gaat huilen omdat om 23:25u een document volledig naar de knoppen gaat omdat er nog een plaatje in moet. |
| 8. | Vraag commitment op de planning van iedereen. En wees scherp op mensen die zeggen dat ze hun best gaan doen. Vraag door wat ertussen kan komen. Dit zegt alles over prioriteiten. Als je wil winnen zonder nachtwerk, heb je commitment nodig. |
| 9. | Maak een schaduwplanning. Als je een paar notoire laatleveranciers hebt in je bid team, neem dan de draconische maatregel om een schaduwplanning te maken. Dit is dan jouw favoriete planning. De planning die je communiceert is minimaal 15% strakker. Ken je pappenheimers… |
| 10. | Geef gas aan het begin. Ga full throttle als je nog meer dan genoeg tijd hebt. De meeste mensen gaan pas hard aan de slag als de deadline nadert. Voer de druk in het begin flink op, zodat je aan het eind ruimte houdt. Dit druist volledig in tegen het gebruikelijke gedrag in projecten, maar je zal slapen als een roos. Ook de laatste paar dagen voor de deadline. |
Wil je meer weten over bids? Hieronder elke links naar artikelen:
