In principe dien je de beantwoording van een bid altijd één dag eerder in dan de klant heeft gevraagd. Dat doe je om aan te tonen dat je in control bent. Op de dag zelf kan je uiteraard je bid ook nog steeds indienen. Als je moet kiezen voor kwaliteit en je hebt die extra tijd nodig, neem hem dan.
Stel, je bent veel eerder klaar. Dan dien je hem nog niet in. Het kan de klant namelijk de indruk geven dat je er weinig tijd aan hebt besteed. Zelfs als je die tijd niet hoeft te besteden omdat de klantvraag zo spot on voor jou is en je alle antwoorden al klaar had, dan nog wil je hem die indruk niet geven.
Wanneer dan wel? Als de klant vraagt om standaard en snelheid vereist en je zeker weet dat je een top beantwoording hebt.
Als je het niet redt, dan heb je soms de mogelijkheid om extra tijd te vragen. Bij aanbestedingen lukt dat vrijwel nooit meer vlak voor de deadline. Bij RFP’s kan dat soms. Zorg er dan wel voor dat je uitlegt waarom je dat wil. En dan niet zijn omdat Pietje op vakantie was. Een klant is vaak wel gevoelig voor redenen als “we hebben een nog betere oplossing ingevoegd en die vergt wat meer uitleg” of “we willen nog een extra kwaliteitscontrole doen om er zeker van te zijn dat we al jullie vragen juist beantwoorden”.
De wijze van indienen is bijna altijd aangegeven in het uitvraagdocument. Sommige bedrijven willen het in de mail ontvangen, anderen hebben daarvoor een tool. Test deze tool altijd voordat je iets indient. Niets is zo hinderlijk als vijf voor twaalf worstelen met een tool. En stuur je iets per mail? Vraag dan altijd om een ontvangstbevestiging. Wanneer een klant niet heeft aangegeven hoe hij het wil ontvangen, dan is het een mooi contactmoment. Als je een telefoonnummer hebt, bel dan even. Doe dat minimaal een paar dagen voor de deadline. Dat laat zien dat je keurig op schema ligt.
