In deze serie artikelen gaan we in op de hot topics in digitalisatie van Sales. We bespreken toepassingen en technologieën die veel in de media verschijnen. In dit artikel Playbooks.
Wat is een Playbook?
In het kort: het is een overzicht waarin alle componenten van het commercieel proces opgetekend zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld jouw interne proces, je ideale klant, maar ook pitches en presentaties. Dit overzicht heeft als doel om verkopers te voorzien van de juiste informatie om hun werk zo efficiënt en effectief mogelijk te laten doen.
De term Playbook is pas een aantal jaren in swung in Sales en dat komt vooral doordat software om dit te digitaliseren op de markt is verschenen. Maar het principe is niet nieuw. Al jaar en dag leggen (vooral groter salesteams) hun way of working vast en delen informatie met elkaar. Nieuwe medewerkers kunnen zo sneller daadwerkelijk verkopen en je verzamelt alle informatie op een plek. Stryfes ziet het Playbook als onderdeel van het Seller Support Process.
Maar als het niet nieuw is, waarom is het dan nu hot topic?
Dat heeft twee oorzaken: de eerste is dat er nu tools op de markt zijn die dit faciliteren. Die tools leveren de gebruiker een interface die zorgt dat zij sneller de informatie vinden die ze zoeken. De andere oorzaak is de druk op sales. Klanten zijn de afgelopen 10 jaar anders gaan kopen. Zij vertrouwen niet meer op de verkoper als belangrijkste informatiebron.
De veranderende koper zorgt dat een verkoper steeds meer waarde moet bieden. En in complexere B2B Sales betekent dat hij continu op zoek is naar de juiste informatie in de driehoek klant, markt en interne organisatie. Een Playbook, zeker als deze steeds betere informatie bevat, kan een groot verschil maken in het verkoopsucces van een team.
Hoe werkt een Playbook?
Een Playbook kan verschillende functies hebben. Hierbij een overzicht:
Een Playbook bevat een, meerdere of zelfs alle beschreven onderwerpen. Je kan dit natuurlijk in boekvorm uitgeven, maar digitaal heeft een aantal grote voordelen. Je kan dan eenvoudiger zoeken. En ook het bijwerken en toevoegen is veel eenvoudiger geworden. Iedere keer als er iets verandert, bijvoorbeeld bij een productintroductie of het toevoegen van een referentie case van een nieuwe klant kan het Playbook worden verrijkt.
Veel software op de markt is een add-on binnen een van de grotere CRM-pakketten, zoals SalesForce. Een sales medewerker werkt dus vanuit haar basisplatform en klikt door in de tool om informatie te krijgen die bij dat moment past. Natuurlijk hebben sommige bedrijven specifieke software ontwikkeld voor Playbook, zoals Trainual en vPlaybook. Er zijn ook tools die niet specifiek voor dit doeleinde zijn ontwikkeld, zoals Confluence van Atlassian of Sharepoint (Teams if you will), die volop mogelijkheden bieden om deze content beschikbaar te maken voor sales medewerkers.
Waar moet je op letten bij het implementeren van een Playbook?
Playbooks vallen in de categorie Seller Support Proces van het Sales Digitalisation Framework. Het belangrijkste doel van een Playbook is dus ook het ondersteunen van een sales medewerker om zijn werk zo effectief en efficiënt mogelijk te doen. Een belangrijk aspect binnen het Seller Support Proces is het rendement op je investering (ROI). Om tot de beste conversiecijfers te komen voor je Playbook raad Stryfes je aan om de volgende aspecten in ogenschouw te nemen:
Kies voor de juiste vorm
Omdat de markt volop keuze biedt in verschillende applicaties, is het soort applicatie van groot belang. De belangrijkste keuze die je hier maakt is waar de informatie zich bevindt. De algehele consensus is dat je zorgt dat de informatie beschikbaar is op de digitale thuislocatie van een sales medewerker. Is dat het CRM pakket of misschien een Team binnen Microsoft Teams? Stryfes voegt hier graag aan toe dat je zeker ook moet overwegen om de gewenste digitale locatie van je sales medewerker in het oog moet houden. Gebruikt men bijvoorbeeld het CRM pakket alleen om af en toe zijn administratie bij te werken en wil je graag dat ze dit beter doen? Dan kan je overwegen om het Playbook daar te integreren.
Wil je meer weten over de keuze van het juiste CRM pakket? Lees dan ons artkel: Hoe kies je het juiste CRM pakket?
De tool aanzetten betekent nog geen toegevoegde waarde
Impact maken met een Playbook gaat niet vanzelf. Als je echt waarde wilt creëren uitkomt, zal je tijd en energie moeten steken om het te vullen en te blijven vullen met content. Het is zeker geen eenmalige actie. Wijs dus iemand aan die eindverantwoordelijk is voor de content. Het in gebruik nemen valt uiteen in drie onderdelen:
Dit kan je uiteraard grotendeels zelf. Zeer waarschijnlijk heb je een aantal Marketing en Sales topscoorders rondlopen die deze kennis in hun hoofd hebben. Dit zijn bij uitstek de mensen die je nodig hebt om dit goed te doen. Je wil immers profiteren van hun talent en kennis. Er zijn inmiddels bedrijven gespecialiseerd in het implementeren van de tooling. Dat kan de leverancier van de tool zelf zijn of onafhankelijke adviesbureaus die dit als specialisme hebben. Ons advies is om dat zeker mee in gesprek te gaan. Of dit een handige investering is, is eenvoudig te calculeren.
Kosten van een specialist – de interne kosten van de sales medewerkers – ((zijn gecalculeerde tijd x 1,5) x gemiste omzet door inzet sales medewerker per tijdseenheid)
Is de berekening positief, dan doe je het zelf. Is hij negatief, besteed het dan uit.
En als laatste cruciale stap: zorg dat je sales medewerkers de tool gebruiken. Start altijd met een introductietraining. Deze geef je ook aan nieuwe medewerkers die in de loop van de tijd toetreden tot het team. Maak vervolgens ook ruimte in de overlegstructuur om aandacht te besteden aan het gebruik en de inhoud. Het wekelijks vermelden van toegevoegde informatie is een prettige manier om het gebruik verder te stimuleren.
Stryfes vindt dat Playbooks in grotere en zeker ook complexe sales omgevingen onmisbaar zijn. Begin klein en bouw de toegevoegde waarde uit. We zijn overtuigd dat het de kwaliteit en efficiëntie van je sales vergroot. Het kan niet anders dan dat het leidt tot meer deals.
Jij bent een salesleider, geen techie, toch?
We realiseren ons dat je een salesleider bent en niet per se thuis in de wereld van tech. Maar de strijd om het hart van de klant vindt tegenwoordig grotendeels digitaal plaats. Bedrijven die op de juiste manier technologie toepassen in hun marketing en sales, zijn 5x succesvoller dan hun peers die dat niet doen. Winnen willen we allemaal, toch? En dat doe je digitaal. Maar dat gevecht hoef je niet alleen te voeren. Stryfes is gespecialiseerd in het toepassen van technologie in het commercieel domein. We helpen iedereen graag door regelmatig te publiceren over dit onderwerp. Heb je een specifieke vraag, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
