Een bid is een verzoek van een bedrijf of organisatie aan leverende partijen om een offerte te schrijven. Dit verzoek is altijd schriftelijk. Een het document staat het proces en de benodigdheden beschreven in één of meerdere documenten.
Een bid is een verzamelnaam, ook wel bekend als Tender. Dat is dan weer het Engelse woord voor onder andere aanbesteding. Er zijn veel verschillende vormen, zoals een aanbesteding en een Europese aanbesteding. Deze vormen worden gebruikt door de overheid of overheids gelieerde bedrijven. Bij commerciële bedrijven vinden we onder meer een Request for Proposal (RfP), Request for Information (RfI), Request for Bid (|RfB), Request for Quotation (RfQ) of Request for Tender (RfT). Allerlei vormen waarin aan de markt verschillende zaken worden uitgevraagd.
Zoek je een overzicht van alle vormen en de uitleg ervan? We hebben een specifiek artikel hierover geschreven. Alle vormen van bids en hun bijzonderheden.
Waarom sturen bedrijven een bid uit?
Bedrijven en organisaties sturen een uitvraag omdat ze iets willen inkopen en meerdere aanbieders willen vergelijken. Om alle leverende partijen goed met elkaar te kunnen vergelijken maken ze dit proces uniform. Iedere partij krijgt hiermee dezelfde informatie en de beantwoording is ook in hetzelfde formaat. Zo weet de vragende partij zeker dat ze alle voor hen relevante informatie direct ontvangen en goed kunnen vergelijken. Het maakt het selectieproces voor de uitvragende partij eenvoudiger. Door een bid kunnen ze eenvoudiger appels met appels vergelijken.
Overheidsorganisaties en overheid gelieerde bedrijven in Nederland en Europa moeten dit doen omdat de wet dat van hen eist. We noemen deze bids aanbestedingen of tenders.
Veel grotere bedrijven hanteren ook een vaste vorm van uitvragen omdat zij hun eigen inkoopregels hebben opgesteld. In het geval van commerciële bedrijven spreken we niet over aanbestedingen, maar over Request for Information en Request for Proposal.
Aanbestedingsregels
Je ontvangt een RfP en nu?
Gefeliciteerd! Jouw bedrijf is uitgenodigd om een bid te beantwoorden. Maar wat moet je nu precies doen? Hieronder vind je een opsomming van de stappen die je moet zetten.
Eenvoudig stappen bidproces:
- Beoordeel of de uitvraag past bij jouw producten/diensten en de gestelde voorwaarden voor de levering en deelname passen. Kijk ook goed naar de tijdsplanning. Past dat ook binnen jouw eigen tijdsplanning?
- Reageer op de uitnodiging met een bevestigend of ontkennend antwoord
- Formeer het bid team en maak een planning
- Beantwoord het bid. Ga aan slag met de beantwoording en maak gebruik van alle mogelijkheden om contact te hebben met de vragende partij
- Dien hem op tijd in. En doe dit op de wijze die de vragende partij aangeeft.
Dit is hele korte samenvatting van het proces. In ons verdiepende artikel over het proces van bid beantwoording geven we meer verdieping.
Wat moet een bedrijf doen om uitgenodigd te worden voor een aanbesteding?
Voor een aanbesteding word je niet uitgenodigd. Aanbestedingen worden gepubliceerd en een ieder die dat wilt kan zich inschrijven voor de aanbesteding. De aanbestedingen kun je onder andere vinden op de aanbestedingskalender.
Hoe word je uitgenodigd voor RfP’s?
Voor een Request of Proposal (RfP) maken bedrijven een zogenaamde long-list van partijen. Dergelijke long-list worden meestal gemaakt naar aanleiding van een marktonderzoek. Dit soort marktonderzoeken gebeuren veelal door het invoeren van zoekopdrachten in bijvoorbeeld in Google. Een goede positie in de zoekresultaten bij Google voor relevante zoektermen is dus een must. Hetzelfde geldt voor overzichtpagina’s waar een overzicht wordt gemaakt van de leveranciers van bepaalde producten of diensten. Deze zijn veelal sector afhankelijk. Ga dus op zoek naar dit soort overzichtspagina’s in jouw markt.
Daarnaast hebben sommige bedrijven zich gespecialiseerd in Request of Proposal (RfP) begeleiding. Dit soort bedrijven zijn vaak sector specifiek. Ga dus op zoek naar jouw sector specialisten en zorg dat ze bekend zijn met jouw dienstverlening. Op die manier zal je eenvoudiger op de long-list verschijnen.
Wil je meer weten over het bids? Hieronder elke links naar artikelen:
