Lead Generatie blijft een belangrijke taak van Sales. Maar hoe zorg je nu dat lead generatie niet teveel tijd kost. Met deze 6 automations kun jij je tijd minimaliseren en het effect vergroten:

1. Connect LinkedIn met je CRM om conversaties direct te pushen

Veel CRM’s hebben tegenwoordig de mogelijkheid om LinkedIn direct te koppelen aan LinkedIn. Beschikt jouw CRM hier niet over dan kan je altijd terug grijpen op tools zoals Zapier. Hier een link naar een artikel over de connectie met HubSpot of hier een artikel om Zapier te koppelen. En behoort dit allemaal niet tot de mogelijkheden, zorg dan dat je een mail stuurt naar je CRM leverancier om het op de backlog te krijgen.

2. Gebruik een meeting scheduler voor het maken van afspraken

We herkennen het allemaal, het inplannen van een afspraak met een prospect of klant is niet eenvoudig. Met een Meeting Scheduler kan jouw klant of prospect direct een afspraak plannen in jouw agenda. We hebben van deze tools een vergelijk gemaakt, check Afspraak plannen: alle tools op een rij.

3. Connect je meeting scheduler en video conferencing platform

Bijna alle Meeting Schedulers geven je de mogelijkheid om het video conferencing platform van jouw keuze, Teams, Zoom, Google Meet, etc.., direct te koppelen aan de afspraak. Op die manier ontvangt jouw klant of prospect een uitnodiging met de juist inbelgegevens. In ons artikel, Afspraak plannen: alle tools op een rij, staat welke video conferencing platformen allemaal worden geaccepteerd bij de verschillende Meeting Scheduler Tools.

4. Zet je LinkedIn QR code als plaatje op et startscherm van je telefoon

Binnen LinkedIn zit al geruime tijd een QR code om direct connectie te maken als je een fysieke meeting hebt met mensen. Ideaal bij zaken als de bitterballen borrel en andere netwerk gelegenheden. Je kunt deze vinden in de LinkedIn App op je telefoon. Ga bovenin naar het “zoeken” veld klik hierop en achter in de balk zie je een QR code icoon oplichten:

Als je hierop klikt dan verschijnt jouw unieke QR code. Deze kun je opslaan in foto’s en dan gebruiken als achtergond van je mobiel.

5. Gebruik een Business Card scanner

Misschien voor sommige al een beetje ouderwets, maar voor andere nog Business as usual: Business Cards. Maar het is saai werk om deze kaartjes over te typen om de gegevens in CRM te krijgen. Sommige CRM’s hebben reeds een ingebouwd Business Card reader, zie hier de versie van HubSpot. Maar mocht jouw CRM dit niet hebben dan kun je verschillende Apps’ downloaden om dit voor jou te doen.

6. Stel Google Alerts in voor je target klanten

Iedere sales weet dat het belangrijke is om relevant te zijn voor klanten en prospects. Maar wat speelt er allemaal bij jou klanten. Om dit bij te houden is een heidens karwei. Gelukkig kun je hier gebruik maken van tools. Google Alerts is een hele goede hiervoor. In Google Alerts kan je instellen waar je alerts over wilt ontvangen. Zet hierin de namen van jouw target klanten en je krijgt iedere keer als Google nieuws heeft gevonden een melding. Werkt natuurlijk beter bij wat grotere bedrijven dan bij de spreekwoordelijke bakker op de hoek.

Je klantdata is het goud van je hele bedrijf. Toch is het best een hoop werk om het goed bij te houden. Deze twee automations helpen je om het iets soepeler te laten verlopen:

7. Company & Contact Owners altijd overeen laten komen

Met al die vrije velden in CRM gebeurt het soms dat je gegevens als Company en Contact Owner net op een andere manier schrijft. Bijvoorbeeld het verschil tussen Stryfes en Stryfes B.V. of Stryfes BV. Regel dan ook meteen in dat de sales in jouw bedrijf voor zowel het bedrijf als voor het contact dezelfde zijn.

8. Stel de communicatie subscriptions in op basis van de input wijze

Binnen GDPR heb je bepaalde regels wanneer je gerechtigd bent om bepaalde communicatie wel of niet te doen. Zo mag je iemand die je een Business Card niet automatisch op je nieuwsbrief abonneren. Zorg dat jouw CRM automatisch gebruik maakt van deze regels. Zodat je sales deze afweging niet meer hoeven te doen.

Je funnel is vaak een gids maar soms ook een last. Om te zorgen dat jouw funnel je gids hebben we een aantal automations voor je samen gebracht om te zorgen dat jij altijd up-to-date bent met je funnel. En je funnel te helpt om ook up-to-date te zijn met al jouw opportunities.

9. Opvolg taak direct aanmaken bij het versturen van jouw offerte

We weten allemaal dat het noodzakelijk is om de klant even te herinneren aan het feit dat je nog niets terug gehoord hebt over de verstuurde offerte. Echter in de drukte van alledag glipt hier nogal eens een nabel moment tussen door. De oplossing is nabij. Maak op het moment dat je een offerte verstuurd direct een taak dat je moet nabellen of alles goed is ontvangen en de prospect nog vragen heeft. Nu kun jij je gewoon weer focussen op de volgende offerte en krijg je vanuit je CRM vanzelf een herinnering dat je contact op moet nemen met de klant

10. Stel alerts in voor deal sizes zodat je grote deals niet over het hoofd ziet

In de categorie door de bomen het bos niet meer zien. Soms is jouw funnel zo groot dat je niet goed overzicht hebt van alle individuele deals die uitstaan. Stel dan voor jezelf alerts in voor die deals die voor jou de moeite waard zijn. Dat kunnen de grootste deals zijn, maar ook deals bij klanten waar je nog wat wilt scoren. Door deze alerts blijf je alert op deze High Prio deals.

11. Creëer een tick box voor RFP’s en laat alle taken direct inplannen

Bij RFP’s moet je vaak door heel veel hoepels springen. Een certificaat hier en een uittreksel daar. Maar van al deze zaken een afvinklijst (tick box) en plan al deze taken in bij de verschillende verantwoordelijke. Op die manier heb je direct inzicht wat de status is van al je verzoeken. Heb je veel RFP’s gebruik dan specifieke software om dit te begeleiden. De tick-box variant zit hier altijd in. Op de pagina Bid Management kun je meer lezen over dit soort tooling.

12. Close dates in opportunities standaardiseren op je gemiddelde doorlooptijd

Wij sales enthousiastelingen zijn vaak optimistisch. Maar soms ligt de realiteit en het optimisme te ver uit elkaar. Hierdoor gebeurt het nogal eens dat salesfunnel te optimistisch zijn vastgesteld. Om teleurstellingen te voorkomen en ook de juiste aandacht op het juiste moment te kanaliseren raad ik aan om de close dates standaard op je gemiddelde doorlooptijd te plotten. Dit geeft meestal een veel realistischer beeld.

13. Verstuur automatisch herinneringen voor afspraken. Dat voorkomt no-shows

Vaak kost het veel moeite om een afspraak in te plannen met een klant of prospect. Daarnaast zijn fysieke afspraken meestal niet om de hoek. En voor elke afspraak moet je je ook voorbereiden. Om te zorgen dat je al deze tijd niet voor niks investeert is het belangrijk dat de afspraak ook door gaat. Om no-shows te minimaliseren is het verstandig om een aantal dagen van te voren even een herinnering te sturen. Op die manier wordt je klant ook nog even herinnert over de aankomende afspraak en kan die reageren als deze om wat voor reden dan ook niet door kan gaan. Veel van Meeting Schedulers hebben hier zaken voor ingeregeld. Kijk op Afspraak plannen: alle tools op een rij voor de mogelijkheden.

14. Maak templates voor de soorten gespreksverslagen

Maak van de verschillende soorten gesprekken die je voert binnen jouw salesproces, zoals bijvoorbeeld een kennismakings-, oriëntatie en demogesprek standaard templates aan binnen CRM. Op die manier weet iedere Sales welke informatie belangrijk is en in ieder geval opgehaald moet worden binnen het gesprek.

15. Gebruik invoervelden in je offertes dan vul je maar 1x de bedrijfsnaam in

Binnen Word of Proposal software is het vaak mogelijk om gebruik te maken van zogenaamde invoervelden. Op die manier hoef je maar een keer de bedrijfsnaam op te geven en zal je ook indien dit veranderd moet worden ook maar 1x een wijziging hoeven door te voeren. Meer weten over Proposal Software lees: RFP Tools, bids winnen zonder grijze haren.

16. Stel links naar je commerciële playbooks in op basis van de ingevulde velden

Binnen de meeste CRM’s kun je naar aanleiding van de ingevulde velden, bijvoorbeeld soort aanbieding (gelieerd aan je diensten), een specifiek Commercieel Playbook laten zien. Op die manier heeft je Sales altijd de juiste informatie bij de hand om de offerte nog verder te optimaliseren en aan te laten sluiten bij de onderwerpen die spelen bij de klant (relevantie).

17. Stel alerts in voor het missen van Decision Makers in een deal

Soms heb je van die deals in je funnel staan waar een Decision Maker ontbreekt. Gewoon omdat je deze nog niet hebt gesproken. Om te zorgen dat je hier niet achterkomt op het moment dat je al bezig bent met het uitwerken van de offerte kun je alerts instellen op de het ontbreken van minimaal 1 Decision Maker. Dan weet Sales dat dit gesprek nog moet plaats vinden voordat de offerte gemaakt kan worden.

Communicatie, vaak aangewezen als factor waarom zaken niet helemaal zo zijn als we dachten dat het zou zijn. Hier 3 automations om je communicatie te automatiseren en de alignment te verbeteren.

18. Connect je mailbox en agenda met je CRM

In bijna elke CRM is dit mogelijk. En zo niet dan kan je vaak met Zapier een heel eind komen. Maar door je mailbox en agenda te koppelen aan je CRM zal al je klant communicatie direct gelinkt worden aan je contactpersonen en zullen de vergaderingen die je hebt gehad direct verschijnen in het klant overzicht. Zo weet je altijd de laatste stand van zaken.

19. Maak templates voor de soorten gespreksverslagen

Deze staat ook al bij funneltaken, punt 14. Maar aangezien dit een belangrijk aspect is van de afstemming tussen de klant cq. prospect en jou als verkoper vernoemen we hem hier nogmaals.

20. Download de CRM plugin voor je mailbox

Met de plugin van jouw specifieke CRM, de meeste CRM hebben een dergelijke plugin, kun je nog meer taken direct uitvoeren in je mailbox die gelogd worden binnen CRM. Dit scheelt vaak een hoop switchen tussen CRM en je mailbox.

Ook voor jouw renewals kunnen je allemaal zaken automatiseren. Hierbij onze 2 belangrijkste automations.

21. Een renewal deal voor ieder contract

Heb jij aflopende contracten dan is het verstandig om direct bij het afsluiten van een nieuw contract een renewal deal aan te maken in je CRM. Afhankelijk van jouw gemiddelde doorlooptijd is het verstandig om deze renewal dan 3 of bijvoorbeeld 6 maanden voor het aflopen van het contract op te nemen. Op die manier wordt je op de hoogte gebracht van het feit dat je aan de slag moet met de vernieuwing van het contract.

22. Plan recurring taken voor account management op basis van een deal

Naast het opnemen van een renewal deal in je funnel is het ook slim om direct taken in te plannen voor de account manager bij het aangaan van langlopende contracten. Zodat je zeker weet dat bijvoorbeeld elke 6 maanden een evaluatie wordt gedaan.

Het zijn er “maar” 22. En het instellen kost je minder dan 5 minuten per stuk. Kies er gewoon drie en ga aan de slag. 15 minuten investeren en de komende weken verdien je er honderd terug.